E-faktura, faktura elektroniczna – dokument elektroniczny będący fakturą, który został wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym. Od 2022 w Polsce pojęcie to obejmuje również fakturę ustrukturyzowaną, która jest wystawiana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). E-faktura jest równoważna fakturze papierowej pod względem skutków prawnych i podatkowych.

W skali Unii Europejskiej obserwuje się odejście od prostych faktur elektronicznych na rzecz ustrukturyzowanych danych przesyłanych w ramach centralnych systemów państwowych (model clearance). Pionierem tego rozwiązania są Włochy, które jako pierwsze w UE wprowadziły powszechny, obowiązkowy system e-faktur (Sistema di Interscambio, SdI) dla wszystkich transakcji B2B od 1 stycznia 2019 roku, uszczelniając system podatkowy.

Faktury elektroniczne w Polsce Rodzaje faktur elektronicznych W polskim obrocie gospodarczym funkcjonują dwa główne modele fakturowania elektronicznego:

Faktura elektroniczna zwykła – dokument w formacie elektronicznym (np. PDF, JPG), przesyłany drogą mailową lub udostępniany w strefie/portalu klienta. Do jej stosowania wymagana jest akceptacja odbiorcy. Musi ona spełniać wymogi integralności treści i autentyczności pochodzenia. Faktura ustrukturyzowana (KSeF) – faktura wystawiona w formacie XML, która posiada unikatowy numer identyfikacyjny przydzielony w systemie centralnym (Krajowy System e-Faktur). W tym modelu dokumentem wiążącym nie jest plik wizualny, lecz wpis w bazie danych Ministerstwa Finansów.

Historia i podstawy prawne W 2005 roku weszło w życie rozporządzenieRozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur () (uchylone)., które dało możliwość wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Do końca 2013 r. obowiązywało Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (). Początkowo wymagało to stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub wymiany danych w systemie EDI.

W 2011 roku zliberalizowano przepisy, dopuszczając dowolny format przesyłu (np. plik PDF), pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treściRozporządzenie Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej ()..

Od 1 stycznia 2014 r. przepisy o fakturze elektronicznej zawiera ustawa o podatku od towarów i usług (art. 106n i kolejne), co wprowadzono nowelizacją z 2012 rokuUstawa z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw ()..

Kolejnym etapem cyfryzacji było wprowadzenie w 2022 roku faktury ustrukturyzowanej (format XML), zgodnej z normą europejską, co zapoczątkowało proces odchodzenia od faktur w formacie wizualnym (np. PDF) na rzecz automatycznej wymiany danych pomiędzy systemami księgowymi.

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

W 2021 roku znowelizowano ustawę o VAT, wprowadzając ramy prawne dla Krajowego Systemu e-FakturUstawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw ().. Polska, wzorując się na rozwiązaniach włoskich (system SDI), przyjęła tzw. model clearance (model autoryzacji wstępnej). W przeciwieństwie do tradycyjnego modelu post-audit (gdzie urzędy kontrolują faktury dopiero po ich wystawieniu i doręczeniu), w modelu clearance faktura musi zostać przesłana do centralnej platformy administracji skarbowej, zweryfikowana technicznie i zatwierdzona w czasie rzeczywistym, zanim formalnie trafi do obiegu prawnego.

Od 1 stycznia 2022 r. system funkcjonował jako rozwiązanie dobrowolne. Pierwotnie powszechny obowiązek korzystania z KSeF dla czynnych podatników VAT miał wejść w życie 1 lipca 2024 roku. Jednak termin ten został przesunięty ze względów technologicznych (konieczność przebudowy architektury systemu).

Zgodnie z nowelizacją przepisów uchwaloną w 2024 roku, obligatoryjny KSeF wdrażany jest etapamiUstawa z dnia 9 maja 2024 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw ().:

od 1 lutego 2026 r. dla dużych podmiotów (o obrotach przekraczających 200 mln zł), od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników.

Obowiązek ten dotyczy transakcji między przedsiębiorcami (B2B). Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów, B2C) zostały ustawowo wyłączone z systemu KSeF – wystawia się je na dotychczasowych zasadach (np. w formie papierowej lub elektronicznej poza systemem)Art. 106ga ust. 2 pkt 4 Ustawy o podatku od towarów i usług ()..

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF zmienia zasady dystrybucji dokumentów – w obrocie profesjonalnym faktura uznawana jest za dostarczoną w momencie przydzielenia jej numeru w systemie, bez konieczności wysłania jej dodatkowym kanałem (np. drogą mailową).

Zasady obrotu i archiwizacji W zależności od rodzaju faktury elektronicznej, przepisy przewidują odmienne zasady ich dystrybucji i przechowywania:

Akceptacja odbiorcy – w przypadku faktur elektronicznych przesyłanych w formacie wizualnym (np. PDF), warunkiem ich stosowania jest uzyskanie akceptacji kontrahentaArt. 106n ustawy o VAT (dodany przez art. 1 pkt 27 ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. ()).. W systemie KSeF (faktury ustrukturyzowane) w obrocie profesjonalnym (B2B) akceptacja nabywcy nie jest wymagana, gdyż obowiązek odbierania faktur przez system wynika bezpośrednio z przepisów prawaArt. 106ga ustawy o VAT (dodany przez art. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 października 2021 r. ())..

Duplikaty i korekty – faktury elektroniczne mogą być korygowane przez wystawienie e-faktury korygującej. Instytucja duplikatu faktury w obrocie elektronicznym ma znaczenie marginalne, gdyż strony posiadają stały dostęp do cyfrowego oryginału dokumentu.

Przechowywanie – podatnicy są zobowiązani przechowywać faktury elektroniczne do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego (5 lat), w sposób gwarantujący autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. W przypadku systemu KSeF faktury są przechowywane i archiwizowane przez administrację skarbową przez okres 10 lat, co zwalnia podatnika z obowiązku ich archiwizacji we własnym zakresieArt. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług ()..

Kontrola i udostępnianie organom podatkowym Podatnicy przechowujący faktury elektroniczne są zobowiązani udostępnić je organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na jego żądanie. Zgodnie z przepisami, w przypadku faktur przechowywanych poza systemem KSeF, udostępnianie to musi być natychmiastowe, pełne i ciągłe, a także umożliwiać odczyt i pobieranie dokumentów w formie elektronicznej.

W praktyce kontrola faktur elektronicznych odbywa się w dwóch trybach: Faktury ustrukturyzowane (KSeF) – organy Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) posiadają bezpośredni, systemowy dostęp do bazy danych faktur zgromadzonych w KSeF. Eliminuje to konieczność ręcznego przesyłania plików przez podatnika w toku czynności sprawdzających, gdyż administracja skarbowa analizuje dane automatycznie w czasie rzeczywistym. Faktury poza KSeF – w przypadku faktur wystawianych w innym trybie (np. systemy zagraniczne, faktury dla konsumentów), podstawowym narzędziem kontroli jest Jednolity Plik Kontrolny dla Faktur (JPK_FA). Na żądanie organu podatkowego podatnik ma obowiązek wygenerować z systemu księgowego plik w formacie XML o logicznej strukturze zgodnej z wymogami Ministerstwa Finansów i przesłać go za pomocą środków komunikacji elektronicznejArt. 193a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa ()..

Fakturowanie elektroniczne w praktyce Faktura elektroniczna stała się pełnoprawnym dokumentem urzędowym w Polsce na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z 2005 roku. Choć początkowo adaptacja tego rozwiązania przebiegała powoli, z biegiem lat najpopularniejszą formą stało się przesyłanie faktur w formacie PDF drogą mailową.

Istotnym impulsem do cyfryzacji było wprowadzenie obowiązku fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (tzw. relacja B2G). Od 18 kwietnia 2019 r. polskie instytucje publiczne mają obowiązek przyjmowania e-faktur wysyłanych przez wykonawców zamówień publicznych za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF)Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym ()..

Przypisy

Bibliografia

Kategoria:Rachunkowość Kategoria:Prawo podatkowe