Instrukcja kancelaryjna – zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentem, który wpływa do urzędu lub jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa (procedura obiegu dokumentu w administracji publicznej).
Normatyw ten określa przede wszystkim system kancelaryjny obowiązujący dla danego urzędu czy przedsiębiorstwa obieg dokumentów (pism), sposób rejestracji spraw, sposób załatwiania spraw, postępowanie z dokumentacją spraw zakończonych (ich archiwizacją). Instrukcja kancelaryjna określa też wzory formularzy i stempli używanych w danej jednostce organizacyjnej.
Obowiązek stosowania instrukcji kancelaryjnych Wszystkie państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne wytwarzające materiały archiwalne mają obowiązek posiadania i stosowania instrukcji kancelaryjnej. Opracowywać ją mogą naczelne i centralne organy dla wszystkich jednostek organizacyjnych określonego działu administracji publicznej lub tylko same zainteresowane w ich wdrożeniu jednostki organizacyjne. Instrukcja kancelaryjna jest określona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. – dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy. Dla innych podmiotów – nieobjętych rozporządzeniem – instrukcje kancelaryjne, po wcześniejszym uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym, na mocy ustawy archiwalnej podlegają zatwierdzeniu przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych za pośrednictwem dyrektora właściwego archiwum państwowego. Uzgadnianie i zatwierdzanie ich ma na celu czuwanie, by powstające akta narastały w sposób właściwy, zgodnie z obowiązującymi przepisami archiwalnymi. Jednostki niepaństwowe nie mają obowiązku posiadania instrukcji kancelaryjnej, ale gdy chcą taką stworzyć, to mogą konsultować się z archiwami państwowymi lub ze Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich.
Instrukcję kancelaryjną tworzy się – w przypadku podmiotów nieobjętych rozporządzeniem – przede wszystkim na podstawie regulaminu organizacyjnego danej jednostki. Instrukcję kancelaryjną zatwierdza do użytku kierownik jednostki; w przypadku jednostek państwowych i samorządowych po uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym.
Typowe zagadnienia składające się na instrukcję kancelaryjną zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określenie systemu kancelaryjnego obowiązującego w danej jednostce określenie sposobu postępowania z dokumentacją papierową i elektroniczną określenie systemów sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych w zależności od przyjętego przez kierownika podmiotu podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu (tradycyjny – papierowy, elektroniczny w systemie EZD), rejestrowanie przesyłek wpływających i wychodzących oraz pism wewnętrznych, zasady sporządzania odwzorowań cyfrowych, zasady postępowania z przesyłkami przesłanymi pocztą elektroniczną, na elektroniczną skrzynkę podawczą, na informatycznym nośniku danych oraz w postaci papierowej, zasady funkcjonowania składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, rozdzielanie i przydzielanie wpływów, dekretacje odręczne, elektroniczne, zastępcze, rejestrowanie spraw (pism), rozpatrywanie (sposób załatwiania) spraw, wysyłanie pism, sposób porządkowania i przechowywania dokumentów (pism, akt spraw). wzór pieczątek (sprawdzenie autentyczności)
Bibliografia Polski Słownik Archiwalny, pod red. W. Maciejewskiej, Warszawa – Łódź 1974. Kancelaria i archiwum zakładowe, pod red. Z. Pustuły, Warszawa 2000. Poradnik samorządowca Nr 6/2011, Artur Prasal, Jolanta Rybińska, Jakub Zalewski, Warszawa 2011.
Kategoria:Administracja Kategoria:Archiwistyka