Pierwotnie w każdym stopniu mógł być przyznawany tej samej osobie czterokrotnie (w 1939 [lub wcześniej] osoba czterokrotnie odznaczona brązowym lub srebrnym Krzyżem Zasługi, mogła otrzymać dodatkowo odznaczenie o wyższym stopniu), jednak w odstępach czasu nie krótszych niż jeden rok (wyjątek stanowiły czyny dokonane z narażeniem życia). Przy kolejnym nadaniu Krzyża Zasługi na wstążkę nakładane były metalowe okucia w formie listewki. Złoty Krzyż Zasługi nadawał Prezydent RP na wniosek prezesa Rady Ministrów, na podstawie wniosków poszczególnych ministrów. Srebrny i Brązowy Krzyż Zasługi nadawał Prezes Rady Ministrów, także na podstawie wniosków poszczególnych ministrów. Nadawanie poszczególnych stopni odznaczenia było uzależnione od stopnia służbowego i wojskowego jakie posiadał kandydat. Były też wyjątki od reguły, a świadczy o tym nadanie w 1926 roku Złotego Krzyża Zasługi por. pil. Bolesławowi Orlińskiemu i Srebrnego Krzyża Zasługi sierż. Leonowi Kubiakowi za przelot samolotem na trasie Tokio–Warszawa–Tokio.