przeanalizować politykę jakości, zebrać cele systemu jakości, zebrać listę procedur, określić format, strukturę oraz wygląd dokumentu, wybrać elementy systemu, które muszą być opisane w systemie jakości, zebrać dokumenty opisujące system jakości, zidentyfikować poprzez kontakt z pracownikami aktualne działania związane z jakością.
Po napisaniu księgi należy dodatkowo zweryfikować, czy wszystkie potrzebne dokumenty zostały dołączone, sprawdzić jej kompletność, odpowiedniość oraz organizację. Księga jakości powinna być jasno i poprawnie pod względem językowym napisana oraz łatwa do zrozumienia dla pracowników. Księgę jakości pisze się zwykle jako ostatni dokument systemu jakości. Dzięki temu uniknąć można poprawek w trakcie opisywania procedur. Tab. 1 zawiera przykładową strukturę księgi jakości.
Przykładowa struktura księgi jakości Tytuł Spis treści Zakres księgi jakości Wyłączenia Wprowadzenie (opis zawartości księgi) Przedstawienie organizacji Struktura organizacyjna Polityka jakości Lista celów jakości Procedury (lista lub treść) Definicje i terminy Opis elementów systemu jakości