pieniądze ofiarowywane były także przez osoby prywatne i firmy (np. browar Huggerów przekazał 1000 marek). 8 kwietnia 1916 z inicjatywy Józefa Kostrzewskiego powstało Towarzystwo Muzealne. Muzeum działało przy Al. Marcinkowskiego 7 (siedziba Muzeum Wojskowego), docelowo miało się znajdować przy ul. Podgórnej 7, gdzie Hindenburg się urodził (na jego cześć ulica ta została przemianowana na Hindenburgstrasse). Do zmiany lokalizacji jednak nie doszło, ponieważ właścicielki domu przy ul. Podgórnej, córki dr. Szymańskiego, nie zgadzały się na sprzedaż nieruchomości.
Funkcję pierwszego kierownika aż do wyborów we wrześniu 1916 sprawował Artur Kronthal.
W 1916 został ogłoszony konkurs na kierownika muzeum. Spośród wielu kandydatów został wybrany Heinz Bothmer, który zaczął kierować placówką w październiku 1916 r. Zgodnie z przedłożoną dokumentacją miał on mieć ukończone studia ekonomiczne i językowe m.in. we Fryburgu, miał być wydawcą kilku dzieł naukowych i założycielem muzeum wsi niemieckiej, a także członkiem ambasady tureckiej w Berlinie, kapitanem tureckim walczącym na Gallipoli, odznaczonym Żelaznym Półksiężycem i Krzyżem Żelaznym pierwszej klasy. Posiadał także listy polecające. Na skutek nieprawidłowości w zarządzaniu muzeum jego życiorys został zbadany dokładniej.