L'oficina sense papers té l'objectiu d'unificar les bones pràctiques ambientals i l'ús dels recursos informàtics per tal de gestionar, conservar i difondre la documentació sense papers. És un canvi de l'oficina tradicional que era un sistema voluminós compost d'infinitat de mobles d'arxiu per a emmagatzemar documents. L'obligació conservació d'arxius de paper durant molt de temps era una oblicagició costosa. Pot ser un estalvi de temps i esforços, i, alhora, contribuir a cuidar el medi ambient.

Història L'oficina sense paper, és un concepte relativament antic que data dels anys 1940 quan es dona a conèixer la idea de l'oficina del futur. Amb l'arribada dels ordinadors personals, aquesta idea pren renovat impuls, no obstant això, els moderns i cada vegada més assequibles sistemes d'impressió i fotocòpiat van causar l'efecte contrari.

cal destacar l'aparició d'un article aparegut en Business Week en 1975 que va predir la imminent adopció de l'oficina sense paper. D'altra banda, 60 anys de profecias van danyar molt aquest innovador concepte al llarg dels anys. L'Internet i la desmaterialització dels suports d'informació per l'emmagatzematge electrònic fan possible el canvi.

Amb la maduresa de conceptes com la factura electrònica i la signatura electrònica, s'eliminen dos murs abans insalvables com l'eliminació de factures i contractes en paper. Gràcies a la signatura digital, les versions electròniques d'aquests documents es consideren fins i tot més segures que els seus predecessors.

Impacte ambiental L'impacte de l'oficina sense paper sobre l'entorn pot ser enorme, solament a Espanya s'utilitza per a la producció de paper destinada a la impressió de factures, un bosc de la grandària de 700 camps de futbol, cada any.

A causa de la facilitat d'ús dels nous sistemes d'impressió, entre els anys 1980 i 2000 la quantitat de paper consumit en oficines va créixer un 100%. A partir de l'any 2000 es va detenir aquest creixement i des de llavors ha començat a decréixer el consum de paper en les oficines, teòricament a causa del canvi generacional, la nova generació prefereix llegir els documents directament en la pantalla en lloc d'imprimir-los per llegir-los després.

Obstacles Contra l'oficina sense paper hi ha obstacles com ara els procediments de gestió ja establerts, regulacions legals., el esconeixement de la tecnologia i la tecnologia per a conservar documents electrònics de manera durable. A Espanya, l'adopció de la factura digital per part del l'Agència Estatal de l'Administració Tributària i el suport del Ministeri d'Indústria, Turisme i Comerç han suposat un gran impuls per a l'adopció de l'oficina sense paper; si bé l'adopció real, especialment en les pimes és reduïda, s'han assegut les bases per al seu futur desenvolupament.

Fracàs relatiu i replantejament Malgrat lles iniciatives i previsions sobre l'oficina sense paper es remunten més de 70 anys, la implantació pràctica va prendre temps. Al començament del segle XXI amb la popularització d'internet i els equips informàtics de treball el consum de paper i la impressió de documents van sofrir un espectacular increment que va fer replantejar-se el mateix concepte de loficina sense paper.

Així mateix, es va assistir a la constatació paradoxal que els suports digitals (CD, DVD, discos durs externs) eren molts més vulnerables que el suport paper per a conservació a llarg termini o resistència a l'obsolescència tecnològica. A això es van unir els efectes de l'operació Megaupload que va posar de manifest que la substitució del paper per la distribució de documents digitals basats en eines vinculades a internet comportava el risc que una operació similar o un atac contra els servidors privés a organitzacions i particulars dels seus documents digitals.

Per això, s'ha assistit a una florida de les crítiques al model doficina sense paper titllant-ho de ser una mera entelèquia i apareixent una nova conceptualització híbrida en la qual s'admet la factibilitat i èxit de l'erradicació del paper en determinades àrees (comunicació via correu electrònic de les diferents seccions de l'organització, facturació electrònica, etc.), mentre que s'admetia la impossibilitat d'eliminar el paper completament de determinades tasques de les oficines (conservació a llarg termini, treball sobre documents en paper, etc.) orientant-se en canvi els esforços de gestió documental i eficiència econòmica a reduir el paper pre-imprès.

Vegeu també Administració electrònica

Referències

Bibliografia

Categoria:Arquitectura sostenible Categoria:Enginyeria ambiental Categoria:Medi ambient Categoria:Oficina Categoria:Sostenibilitat