Datová schránka je v českém právním řádu od roku 2009 definována jako elektronické úložiště speciálního typu zřízené podle příslušného zákona č. 300/2008 Sb., které je určeno k doručování elektronických dokumentů mezi orgány veřejné moci na straně jedné a fyzickými a právnickými osobami na straně druhé (od 1. ledna 2010 fyzické i právnické osoby mezi sebou). Datová schránka je povinná pro orgány státní moci a právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, povinná je také pro většinu podnikajících fyzických osob, zřídit si ji mohou i nepodnikající fyzické osoby.
Orgány veřejné moci jsou povinny posílat dokumenty adresátům přednostně do datové schránky, mají-li ji zřízenu, a vzhledem k právní fikci doručení tak mají subjekty, jimž schránka byla zřízena, de facto povinnost si z ní dokumenty vyzvedávat. V roce 2014 Česká pošta představila koncept nové služby pracovně označené jako Hybridní datová zpráva/pošta, která by měla umožnit doručování skrz datovou schránku i osobám, které vlastní datovou schránku nemají.
Podle evropského nařízení eIDAS bude zavedena elektronická identita.http://www.earchiv.cz/b14/b1006002.php3 - Jaká bude naše národní elektronická identita?
V obecném významu však toto sousloví označuje jakékoliv elektronické úložiště dokumentů, tedy například e-mailovou schránku.
Historie V České republice byly datové schránky v tomto významu zavedeny zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů,Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (aktualizované znění na Portálu veřejné správy ) účinného od 1. července 2009. Tento zákon byl poté několikrát novelizován, a to zákony č. 190/2009 Sb. (poměrně rozsáhlé změny), 219/2009 Sb. (jen doplnění odkazu na zákon o advokacii), 227/2009 Sb. (pouze nahrazení slov „ekonomický subjekt“ slovem „osoba“) a 190/2009 Sb. (různé změny). Prováděcími předpisy jsou především vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, a vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů.
Datové schránky podle tohoto zákona je možno zřizovat od 1. července 2009. Do 90 dnů ode dne nabytí účinnosti zákona (jímž byl 1. červenec 2009, tedy cca do 30. září) musela být povinně zřízena datová schránka každému orgánu veřejné moci, každé právnické osobě zapsané v obchodním rejstříku (obchodní společnost) a některým dalším druhům subjektů uvedeným v zákoně (advokátům a daňovým poradcům až od 1. července 2012). Celkem se tato povinnost týká více než 400 tisíc subjektů. Datová schránka je aktivována (zpřístupněna) prvním přihlášením oprávněného uživatele, nejpozději však 15. dnem od doručení přístupových údajů. Datové schránky zřízené ze zákona byly automaticky i bez přihlášení zpřístupněny od 1. listopadu 2009. Od 1. ledna 2010 je možné dodávání dokumentů fyzických i právnických osob mezi sebou, a to tak, že soukromá osoba musí požádat o zpřístupnění své schránky pro zprávy od jiných soukromých osob. V roce 2009 se projekt Informační systém datových schránek (ISDS) umístil mezi finalisty soutěže IT projekt roku pořádané Českou asociací manažerů informačních technologií,Finalisté IT Projekt roku 2009 , CACIO v roce 2010 v anketě Křišťálová Lupa získaly datové schránky 1. místo v kategorii Anticena.
I přes opakované ujišťování, že pro osoby, které si nechaly zřídit datovou schránku na žádost, bude její používání vždy dobrovolné, byla v roce 2015 zavedena povinnost elektronické komunikace s finanční správou pro všechny, kteří mají datovou schránku zpřístupněnou. I přes tuto povinnost ale neexistuje možnost podání dílčího přiznání k dani z nemovitých věcí v elektronické podobě, protože není zveřejněn požadovaný XML formát. V tomto případě tak není jasné, zda dotyčný, kterému zákon ukládá povinnost podat podání k dani z nemovitých věcí v elektronické podobě, musí podat řádné daňové přiznání, nebo zda může dílčí daňové přiznání podat v listinné podobě, či zda k elektronickému podání může využít jiný formát, např. PDF. Možným řešením je také znepřístupnění datové schránky.
Po zavedení povinné komunikace s finanční správou prostřednictvím datové schránky pro všechny, kdo mají aktivní datovou schránku, byly uděleny v roce 2015 pokuty za daňové přiznání odevzdané v papírové podobě v počtu 322 pokut u daně z příjmů právnických i fyzických osob a 83 pokut u DPH, v roce 2016 počet udělených výrazně vzrostl, v období od 1. 1. do 17. 5. 2016 bylo uděleno 2528 pokut za nedodržení elektronické formy podání u daně z příjmů právnických i fyzických osob a 1110 u DPH. Za celý rok 2016 bylo za nedodržení elektronické formy podání uděleno 13 tisíc pokut, z toho 8330 pokut bylo uděleno v souvislosti s daňovým přiznáním k dani z fyzických osob. Pro plátce DPH navíc od 1. května 2016 platí, že pokud má povinnost učinit přiznání k DPH elektronickou formou a místo toho jej podá v papírové formě nebo pokud je podá datovou zprávou, ale ne ve formátu nebo struktuře zveřejněné správcem daně, je takové podání neúčinné a na plátce je pohlíženo, jako by podání neučinil.
Podle ustanovení § 18a zákona č. 300/2008 Sb. se od 1. ledna 2022 doposud dobrovolný příjem datových zpráv změnil na povinný.J.Peterka: Co čeká český eGovernment v příštích dvou letech? Datová schránka měla být automaticky zřízena každému občanu ČR, který použije pro přihlášení bankovní identitu. Podle novely zákona z prosince 202228. 12. 2022 ve Sbírce zákonů v částce 205 pod číslem 457/2022 Sb. však dochází ke zřizování datové schránky fyzické osoby nadále výlučně na žádost této osoby.
Popis systému
Datová schránka ve smyslu zákona č. 300/2008 Sb. z uživatelského pohledu funguje na podobném principu jako běžná e-mailová schránka, vlastní technické řešení je ale výrazně odlišné tak, aby zajišťovalo důvěryhodnost doručování datových zpráv.
Zpočátku zavedení systému datových schránek komplikovalo propojení s dosavadními a vlastními systémy správy dokumentů, které již mnohé subjekty měly. V současné době však prakticky všechny systémy spisových služeb propojení s ISDS podporují a připojení na datové schránky je součástí i Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb.
Datová zpráva je tvořena „obálkou“ obsahující příslušnou elektronickou značku (e-razítko) a časovou značku (kvalifikované časové razítko), obsah zprávy má formu příloh. Zpráva tedy nemá část, která se u klasického e-mailu nazývá „tělo zprávy“. Jakmile je do datové schránky dodán nový dokument, je podle nastavení uživatele schránky doručeno na mobilní telefon za poplatek nebo na e-mail zdarma avízo o přijaté zprávě. Toto je obdoba upozornění o uložení listovní zásilky. Odesílatel v datové zprávě vyznačí, zda je určena do vlastních rukou. Maximální velikost datové zprávy je 50 MB (1. listopadu 2018 byla zvýšena z 20 MB). Vyhláška ministerstva (č. 194/2009 Sb.) vyjmenovává přes dvacet typů (formátů) souborů, které je možno takto zasílat.
Datová schránka právnické osoby je vždy pouze jedna a úkon není možno adresovat konkrétnímu pracovníkovi, ale vždy jen subjektu jako takovému. Fyzická osoba má nárok na zřízení pouze jedné datové schránky, druhou schránku však může mít jako podnikající fyzická osoba, případně jako orgán veřejné moci, pokud má funkci takového orgánu. Podle původního znění zákona i orgán veřejné moci směl mít pouze jednu datovou schránku a dokonce územně-samosprávní jednotky směly mít pouze jednu schránku dohromady pro všechny své orgány, avšak novela č. 190/2009 Sb. umožnila orgánům veřejné moci vyžádat si další datové schránky, zejména pro vnitřní komunikaci.
Přihlašování Přístup do datové schránky je možný s využitím několika forem zabezpečení, které si uživatel vybírá sám. Základní zabezpečení je tvořeno přístupovými údaji. Přístupové údaje, elektronické prostředky, technické podmínky a bezpečnostní zásady nejsou stanoveny přímo zákonem, ale prováděcí vyhláškou. Přístupové údaje jsou tvořeny jménem a heslem (nejedná se tak o vícefázové ověření). Uživatelské jméno je tvořeno náhodně vygenerovaným řetězcem 6 až 12 znaků, bezpečnostní heslo je řetězcem 8 až 32 znaků, nesmí být shodné s uživatelským jménem a uživatel si je může kdykoliv změnit. Po pátém chybném zadání hesla je přihlášení na hodinu zablokováno a uživatel je informován o pokusu o neoprávněný přístup. Po 30 minutách neaktivity dojde k automatickému odhlášení. Uživatelská jména a hesla všem subjektům s povinností mít datovou schránku rozeslalo Ministerstvo vnitra zásilkami do vlastních rukou.
Vyšší formou zabezpečení přístupu je doplnění jména a hesla o jednorázové heslo OTP (One time password) a to buď formou SMS kódu doručeného pomocí placené služby Premium SMS (Time-based One Time Password – TOTPTOTP algoritmus je údajně použit pro jednorázové SMS heslo dle informace z Provozního řádu, není však využita jeho zásadní přednost – možnost vygenerovat si heslo na klientském zařízení, a to bez rizika ztráty synchronizace. Ta hrozí u následující varianty zabezpečení přihlášení, založené na HOTP.) nebo formou bezpečnostního kódu generovaného software/hardware prostředkem dle specifikace RFC4226 (HMAC-Based One-Time Password – HOTP). Bezpečnostní heslo ve smyslu vyhlášky č. 194/2009 Sb. je pak tvořeno statickou částí doplněnou o tento jednorázový bezpečnostní kód.
Pro zjednodušené přihlašování lze nainstalovat do mobilního telefonu nebo tabletu aplikaci Mobilní klíč eGovernmentu. Její používání je však vázáno řadou podmínek k udržení požadované bezpečnosti.MVČR: Mobilní klíčJ. Peterka: Mobilní klíč českého eGovernmentu: ven ze slepé uličky
Využít je možné také přihlášení pomocí elektronického občanského průkazu (eObčanka) vydaným po 1. červenci 2018 s aktivovaným čipem. K datové schránce je možné se přihlásit na portálu eidentita.cz. Kromě aktivovaného čipu je potřeba také čtečka dokladů a příslušný software.
Poslední možností přihlašování je využití autentizačního certifikátu, který si v systému zaregistruje. Podrobnosti využití certifikátu jsou stanoveny opět ve vyhlášce č.194/2009 Sb.
Informační systém datových schránek Informační systém datových schránek (ISDS) je informační systém veřejné správy, který obsahuje údaje o datových schránkách, jejich uživatelích, přístupech do schránky a dalších událostech spojených s jejich provozem atd. Údaje ze systému jsou neveřejné, správce ani provozovatel systému nemají přístup do datových schránek jiných uživatelů. Množství veřejnoprávních subjektů má povinnost dodávat do systému informace (např. o zápisech a výmazech z rejstříků, o vzetí do vazby či nástupu trestu atd.) a ministerstvo má přístup k potřebným údajům z evidence obyvatel. Po zavedení systému základních registrů.
K datové schránce je možné od 26. června 2026 přistupovat přes speciální webové rozhraní provozované Ministerstvem vnitra ČR na adrese datovka.gov.cz. Předchozí webová adresa www.mojedatovaschranka.cz zůstane funkční do 27. srpna 2026. Kromě webového portálu ISDS nabízí webové služby, díky nimž je možné pracovat s datovou schránkou také z klientských aplikací třetích stran.
Vlastnosti datové schránky Velikost datové schránky není nijak omezena. Nemůže se tedy nikdy stát (na rozdíl od emailu), že se datová zpráva vrátí jako nedoručitelná, protože adresát má plnou schránku. Omezena je pouze doba, po kterou jsou zprávy v datové schránce uloženy. Tato lhůta činí 90 dnů od přečtení zprávy (pozor – nikoliv doručení), po níž jsou nevratně smazány (tuto konkrétní lhůtu stanovilo ministerstvo vyhláškou).