Řízená dokumentace je soubor pravidel a postupů, které řídí procesy návrhů, tvorby, schvalování, evidování, stav a vyřazení dokumentů, které jsou vytvořeny na základě příručky jakosti a v souladu s normami kvality (jako například ISO 9001). ISO 9001. Systém managementu kvality. Praha: Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví, 2010.
Zásady pro řízení dokumentu Přezkoumání – zkoumá potřebnost dokumentu Zpracování – vytvoření dokumentu dle pravidel organizace (pravidla jsou definována v příručce jakosti) Ověřování – proces posouzení obsahu zpracovaného dokumentu Schvalování – proces schválení posouzeného dokumentu Distribuce (uvolnění) – proces uvolnění schváleného dokumentu a rozeslání dokumentu Rozdělování – proces přerozdělení na konkrétní místa, konkrétním lidem Používání – proces užívání dokumentu Změnové řízení – proces aktualizace dokumentu Stahování – proces stažení neplatných dokumentů Archivování – proces archivace, je stanoven zákonem č. 499/2004 Sb. a vyhláška č. 645/2004 Sb. Skartace – proces skartace, je stanoven zákonem č. 499/2004 Sb. a vyhláška č. 645/2004 Sb.
Pojmy Dokument – písemná, obrazová, tabulková či jinak zaznamenaná informace (dopis, doklad, tabulka, formulář, technický výkres atd.) Dokumentace – soubor dokumentů Řízený dokument – dokument podléhající pravidlům pro řízení dokumentu Neřízený dokument – kopie dokumentu, která nepodléhá pravidlům pro řízení dokumentu
Potřeba zavádění řízené dokumentace Není efektivní provádět činnosti uvnitř firmy neřízeně a bez existence důvodu. Doložení podkladů jasně zdůvodňuje potřebu vykonat konkrétní pracovní proces. Právě proto vyžaduje většina firemních procesů pro své vykonání podklady ve formě informací, na jejichž základě dochází k rozhodování a vykonávání těchto firemních činností.HŘEBÍČEK JIŘÍ, RÁČEK JAROSLAV: Systémy integrovaného managementu – elektronický učební materiál k předmětu PA088, FI MU Brno, 2006, http://www.fi.muni.cz/~hrebicek/ims/sim_text.htm Od používání pouze tištěné dokumentace se upouští a namísto toho se užívají dokumentace jak v tištěné, tak v elektronické podobě. Protože různorodost formátů a množství dokumentů přináší komplikace v podobě zpomalení celého systému. Neboť většina používaných informací se nachází v nestrukturalizované podobě, což komplikuje jejich vyhledávání.
Mnoho dokumentů má omezenou platnost, potřebujeme jej jen po nějakou dobu, potom již informace zastarává. Podoba dokumentů se taktéž vyvíjí a v průběhu času dochází k jejich aktualizaci. Mění se potřeba některých dokumentů a tak se přestávají používat. Avšak je stanoveno zákonem č. 499/2004 Sb. a vyhláškou č. 645/2004 Sb. po jakou dobu musí podnik vyřazené dokumenty archivovat a jak za jak dlouho je může skartovat. Proto je vhodné vytvořit životní cyklus dokumentů a řídit ho.
Reference
Kategorie:Ekonomie Kategorie:Management Kategorie:Dokumenty