La gestión documental o gestión de documentos es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía, siempre al servicio auxiliar de la disciplina archivística.
En la norma ISO 15489-1:2001 se define la gestión documental como el proceso eficiente y sistemático de controlar la creación, recepción, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos. La gestión documental es fundamental para mantener la integridad, accesibilidad y seguridad de los documentos en una organización. Existen también sistemas de gestión documental (SGD) que funcionan como apoyo para este proceso.
Desarrollo de la gestión documental
Esta es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aún los profesionales en sistemas de información son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrónico.
El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del crean el formato bibliográfico MARC (Machine Readable Cataloging) o catalogación legible por máquina, para sus bases de datos. Unos años más tarde el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar. Algunos sistemas se están preservando o adaptando al formato electrónico mediante diversas herramientas.
Diferencias de terminología entre el inglés y el español
Debido a diferencias filosóficas y semánticas entre los modelos administrativos anglosajones y latinos, se mantiene hasta el día de hoy una cierta tensión entre las nociones de «gestión documental» y la «archivística», como si de cosas muy diferentes se tratase. Por un lado, en español no existe una palabra del todo equivalente al concepto de record inglés, que cubre todo aquello que documenta algo. En español usamos el término «documento de archivo», que es más pobre en significado. Cuando en inglés se dice records management se está refiriendo a la gestión documental de documentos de archivo específicamente. Pero por otro lado, en inglés la palabra archive significa casi invariablemente «archivo histórico», mientras que en español el «archivo» se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de gestión, archivo administrativo o intermedio y, finalmente, el archivo permanente o histórico.
Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los países hispanohablantes y lusófonos al menos, de creer que la archivística se aplica sólo a los archivos históricos, o que el ' se refiere a la gestión de cualquier tipo de documentos. En la realidad, no es así: La archivística cubre el records management y la gestión de archivos históricos también, mientras que la gestión documental es más amplia que el records management ya que se puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no sólo a los administrativos o de archivo. La gestión documental fue siempre una necesidad y, al mismo tiempo, un problema para las organizaciones, al representar gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de conservación, tiempo dedicado a la organización y búsqueda de documentos, duplicaciones y costes asociados al uso intensivo de papel. La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar con frecuencia la información archivada, y el creciente volumen de documentos, junto con la importancia de los datos que contienen, ha impulsado la adopción de soluciones de gestión documental digital y de proyectos de digitalización masiva para mejorar la eficiencia, reducir el espacio ocupado por el papel y minimizar la pérdida de información.
Procesos de la gestión documental
La gestión documental comprende el conjunto de procesos que una organización lleva a cabo de forma ordenada, articulada y previamente estudiada, con el fin de tener el control de toda la información que entra, sale y se almacena en ella. Este proceso es de vital importancia, ya que todo tipo de archivo tiene un determinado valor para la entidad, que al optar por su correcto manejo y almacenamiento lo mantiene disponible para su uso cuando se requiera. Planeación Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. Producción Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. Gestión y tramitación Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. OrganizaciónConjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. TransferenciaConjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. Disposición de documentosSelección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. Conservación a largo plazoConjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. ValoraciónProceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva)Fuente: República de Colombia. Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012 (Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000), Artículo 9°.] La política de gestión documental en el Estado Colombiano, acorde con el artículo 6 del Decreto 2609 de 2012, debe ser entendida como el conjunto de directrices establecidas por una entidad para tener un marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica, un conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, una metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación, un programa de gestión de información y documentos, una adecuada articulación y coordinación entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.
Inteligencia artificial en la gestión documental
La evolución de la gestión documental en las organizaciones ha ido ligada a la progresiva digitalización de los archivos y al uso de sistemas electrónicos de gestión de documentos. En este contexto, la incorporación de técnicas de inteligencia artificial (IA) se ha convertido en una herramienta habitual para automatizar tareas que antes se realizaban de forma manual, como la clasificación de documentos, la extracción de datos relevantes o la búsqueda de información dentro de grandes volúmenes de archivos.
Las soluciones de gestión documental basadas en IA suelen combinar la digitalización de los documentos en papel con tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el aprendizaje automático. De este modo, los documentos analógicos se transforman en información estructurada e indexable, lo que facilita su organización, consulta y reutilización en diferentes procesos de negocio, así como una toma de decisiones mejor informada.
Asimismo, la IA se emplea para reforzar el control sobre el ciclo de vida de los documentos y favorecer el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos y seguridad de la información. Entre otras funciones, permite definir reglas de acceso, aplicar políticas de conservación y eliminación, y disponer de registros de auditoría sobre el uso de la documentación corporativa.
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