Per archivistica informatica si intende quella scienza legata alla gestione di un archivio che combina i principi della scienza archivistica con i nuovi strumenti digitali che hanno comportato, tra gli anni '80 e gli anni '90, alla rivoluzione digitale. L'archivistica informatica, come l'archivistica, ha per oggetto il documento che, in questo caso, è definito come «la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti»..
Storia
Bearman Il primo ad applicare il termine informatica in relazione al campo dell'archivistica fu David Bearman che lo usò, nel 1987, nell'articolo Archives & Museum informatics della rivista «Archival Informatics Newsletter». Bearman indicò che egli prese in prestito il termino dal campo della biomedicina dove
Il lavoro di Bearman, in sostanza, era una delle varie genesi con cui la metodologia archivistica analogica stava cercando di avvicinarsi allo sviluppo della tecnologica informatica (ITC), elemento sempre più preponderante nella vita delle amministrazioni pubbliche, così come nella comunicazione a livello mondiale attraverso la fondazione di Internet.
«Archivi&Computer» e le reazioni degli archivisti italiani negli anni '90 La questione della relazione tra informatica e archivi giunse sul panorama italiano grazie alla pubblicazione della rivista «Archivi & computer» a partire dal 1991, anche se gli archivisti italiani avevano cominciato a discutere della relazione tra questi due mondi nel Convegno «Informatica e Archivi», tenutosi a Torino nel 1985.. Inizialmente, tale connubio informatica-archivi suscitò dei dubbi nel mondo archivistico. Per esempio, Mirella Mombelli Castracane si dimostrava dubbiosa sull'applicazione dell'informatica nella gestione dei fondi in quanto c'era il rischio di «porre in discussione uno dei cardini della dottrina archivistica, vale a dire proprio il concetto di archivio» in quanto può «modifica[re]...la struttura archivistica d'origine», rompendo così il vincolo e le basi del metodo storico. Il problema, dunque, consisterebbe nella fase dell'archivio corrente, e non tanto per quanto riguarda invece quello storico..
In realtà, tale problematica non sussiste, in quanto nella fase corrente (specialmente nella fase di protocollazione e di classificazione) l'archivio digitale mantiene sempre un vincolo tra i documenti prodotti o ricevuti. Inoltre, si cominciò a porsi delle domande relative alla funzione che gli strumenti informatici potevano avere non soltanto per le amministrazioni pubbliche, ma anche per la conservazione a lungo periodo di molti documenti antichi e preziosi tramite l'attività della digitalizzazione.
La gestione dell'archivio informatico in Italia
La legislazione italiana
Premesse L'archivistica informatica, essendo estremamente recente come scienza legata all'archivistica analogica, è sempre suscettibile di modifiche in base all'evoluzione del mondo informatico per quanto riguarda il tipo di software e i formati dei file utilizzati. Pertanto, anche la legislazione al riguardo è molto più dinamica rispetto a quella della sua controparte analogica, proprio per la velocità con cui la tecnologia informatica si sviluppa.
Linee legislative dagli anni '90 agli anni 2010
Dalla legge 241/1990 al CAD (D. lgs. 82/2005)
La legislazione italiana sulla procedura informatica degli enti pubblici e statali, che dipende direttamente dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri, recepì la necessità dell'utilizzo dell'informatica nei flussi documentari durante l'attività degli enti produttori statali già con la Legge 241/1990, intitolata Norme per il procedimento amministrativo", tra cui vi sono disposizioni relative alla firma digitale, come l'art. 15, comma 2-bis., aggiunto in seguito all'emanazione del Codice dell'amministrazione digitale (il CAD) tramite il D. lgs. 82/2005.
Il CAD, nato dall'esigenza di dare una base legislativa alla procedura di produzione e conservazione della documentazione informatica da parte delle pubbliche amministrazioni nell'ottica delle governement: «E government: processo di informatizzazione e di razionalizzazione dei servizi pubblici finalizzato ad assicurare il miglioramento dell'azione della pubblica amministrazione». e di avvicinare così i fruitori ai servizi emanati dallo Stato., è il frutto di un percorso normativo che si è confrontato con l’introduzione delle nuove tecnologie per la produzione documentale ed è inevitabilmente legato alla normativa che ha sulla produzione, sull’ordinamento e sulla conservazione dei documentiProprio perché legato alla normativa, facendo riferimento a quanto descritto nel paragrafo "Premesse", il CAD è stato più volte aggiornato nel corso degli anni tramite vari DPCM nel 2013 e tramite il D. lgs. 217/2007).. Il percorso per la legiferazione del CAD consiste nel seguente iter legislativo:
L. 241/1990 già ricordata in precedenza. Il DPR 445/2000, concernente le “Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa”, in cui si stabilisce che in un ente vi deve essere un archivista professionista che gestisca i flussi documentali. Il D. lgs. 196/2003: “Codice in materia di protezione dei dati personali”, aggiornato col Regolamento UE 679/2016.
Infine bisogna ricordare che il CAD, composto da 92 articoli ripartiti in 10 sezioni per argomento, non è l'unico corpus legislativo in materia del funzionamento della pubblica amministrazione in Italia.
Il processo di "dematerializzazione" Come si è potuto notare dai vari interventi legislativi, nel corso degli anni '90 la normativa italiana in materia archivistica ha cominciato ad adottare un procedimento per raggiungere la "dematerializzazione" degli archivi, ovvero sostituire gli archivi analogici, tradizionali, con quelli informatici, anche per sopperire alla pressante mancanza di spazi e di depositi per la sedimentazione delle unità documentarie; . Tale processo, avviato precisamente nel 1997 e "terminato" con l'emanazione del CAD col D. lgs. 82/2005, ha previsto, tra le altre cose, anche la sostituzione del protocollo cartaceo con quello informatico (D. lgs. 428/1998) da parte delle pubbliche amministrazioni..
I DPCM Tra il 2013 e il 2014, la Presidenza del Consiglio dei ministri ha emanato una serie di Decreti della Presidenza del Consiglio dei Ministri (DPCM) riguardanti la corretta gestione dei documenti digitali:
DPCM 3/12/2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico” DPCM 3/12/2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione” DPCM 13/11/2014 “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”.
La pubblica amministrazione
La pubblica amministrazione e i siti web
Per quanto riguarda l'area italiana, ogni servizio pubblico che svolge un ruolo di servizio e di comunicazione con il cittadino si chiama pubblica amministrazione, abbreviata solitamente con l'acronimo p.a. La pubblica amministrazione, secondo quanto previsto dallarticolo 53 del CAD., è obbligata a tenere un sito web, ossia un insieme di pagine web che, oltre ad essere un servizio di comunicazione con il fruitore; , impone a chi lo gestisce anche delle sfide conservative che vanno a delineare anche la loro conservazione.
La legge non impone che siano gli interni a curarli; ma impone che la p.a. abbia un sito con determinate caratteristiche, ossia:
CAD, art. 53 comma 1. Le pubbliche amministrazioni realizzano siti istituzionali su reti telematiche rispettano i principi di accessibilità, nonché di elevata usabilità e reperibilità, anche da parte delle persone disabili. Devono prevedere una completezza di informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità, semplicità di consultazione, qualità, omogeneità ed interoperabilità. Sono in particolare resi facilmente reperibili e consultabili i dati di cui all’articolo 54. CAD, art. 53, comma 1-bis. Le pubbliche amministrazioni pubblicano, ai sensi dell’articolo 9 del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33, anche il catalogo dei dati e dei metadati, nonché delle relative banche dati in loro possesso e i regolamenti che disciplinano l’esercizio della facoltà di accesso telematico e il riutilizzo di tali dati e metadati, fatti salvi i dati presenti in Anagrafe tributaria. CAD, art. 53, comma 1-ter: Con le regole tecniche di cui all’articolo 71 sono definite le modalità per la realizzazione e la modifica dei siti delle amministrazioni.
Le tipologie dei siti web delle pubbliche amministrazioni
Istituzionali: presentano “una istituzione pubblica (Ministero, Ente pubblico non economico, Regione, Ente locale, ecc.), descrivendone l’organizzazione, i compiti, i servi relativi ad atti e procedimenti amministrativi di competenza”. Tematici: realizzati con una specifica finalità (ossia prestano erogazione di servizi, presentazione di un progetto, etc...).
Gestione, formazione e conservazione del documento digitale
Il Documento digitale
Elementi fondamentali Il documento digitale, inteso come ««la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti», definizione ripresa dal DPR 445/2000, art. 1, comma 1, lettera p, è l'oggetto di studio da parte dell'archivistica informatica e, secondo quanto normato dall'articolo 23 bis, comma 1 del CAD, tale documento ha lo stesso valore giuridico-probatorio del rispettivo documento analogico:. Perché tale documento sia considerato valido dal punto di vista legale sono necessari alcuni elementi fondamentali stabiliti dalla legge:
Dev'essere sottoscritto con firma digitale, ovvero:
Dev'essere dotato di segnatura di protocollo di cui all’articolo 55 del DPR 445/2000. Deve dichiarare la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all’articolo 71 del CAD. Dev'essere trasmesso attraverso sistemi di posta elettronica certificata (PEC) di cui al DPR 11 febbraio 2005, n. 68..
La sua realizzazione Il documento informatico, secondo quanto è stabilito dal DPCM 13/11/2014, è prodotto mediante una delle seguenti principali modalità.:
«Tramite l’utilizzo di appositi strumenti software». Tramite «l'acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico». Tramite la «registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente». Tramite la «generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica».
Il Manuale di gestione
Generalità
Il DPCM del 3 dicembre 2013 sulla conservazione ha previsto anche la creazione del manuale di gestione (art. 5), ossia quello strumento che descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.. In sostanza il manuale di gestione è uno strumento operativo i cui contenuti devono essere stabili e ordinatiSi deve ricordare che, in base ad un mutamento radicale del soggetto produttore, anche il manuale di gestione deve subire delle modifiche corrispondenti al cambiamento dei principi e delle finalità del soggetto medesimo. e deve essere visionabile da parte della Pubblica Amministrazione in quanto aiuta il fruitore a comprendere il funzionamento delle medesime.
La struttura tipo