L'archivio storico, secondo la teoria e la legislazione italiana, è la terza e ultima fase della vita dell'archivio.
Un archivio diventa storico dopo quaranta anni di deposito di documenti, durante i quali vanno gradualmente ad affievolirsi fino a pressoché estinguersi gli interessi di natura pratica, contabile, amministrativa e giuridica degli atti in esso contenuti; d'altro canto dopo quaranta anni si considera ormai maturato un interesse di tipo culturale e storico, per questo l'archivio viene messo a disposizione di terze persone mosse da fini di studio.
Vita dell'archivio
La vita dell'archivio è scandita da una fase di formazione nel presente (l'archivio corrente), una fase di transito (l'archivio di deposito) ed una fase finale, senza scadenza temporale (l'archivio storico, appunto). Questa impostazione deve una sua prima formulazione agli studi del teorico seicentesco Baldassarre Bonifacio, sviluppata e arricchita fino ai giorni nostri.
Secondo la legislazione italiana, vi sono varie modalità per cui un documento venga versato in un archivio di concentrazione: se il materiale proviene dagli organi periferici dello Stato, si occuperà dello smistamento tra documentiNel D.P.R. 1409/1963 si prevedeva 40 anni, poi confermata nel Dlgs 42/2004, ossia il Codice dei Beni Culturali (art. 41, comma 1). Questo termine è stato recentemente modificato con il D.L. n. 83 del 31 maggio 2014 che lo ha appunto abbassato a 30 anni (art. 12, comma 4, lettera a). Cfr. . da scartare e da versare la Commissione di sorveglianza locale tramite l'analisi del valore diretto e indiretto di quel documento ad opera dell'archivista inviato dall'Archivio di Stato competente; se il materiale proviene da altri soggetti produttori (enti pubblici territoriali ed enti privati), la regola è che i primi abbiano un locale dove destinare il materiale archivistico destinato alla conservazione secondo il massimario di scarto; i secondi, invece, possono far versare il loro archivio tramite varie modalità (comodato, cessione, donazione), dopo che questi è stato valutato e analizzato dalla Soprintendenza archivistica e bibliografica competenteLa normativa è prevista dall'articolo 68 del D.P.R. 28 dic. 2000, n. 445. Si ricordi che anche gli enti pubblici territoriali ricadono, per la gestione dei loro archivi, sotto la Soprintendenza archivistica e bibliografica locale. Cfr. .
Gestione dell'archivio storico
Premesse Un archivio per passare alla fase storica deve aver subito lo scarto archivistico: gli archivi di Stato ad esempio non accettano materiale da scartare, anche perché nella fase storica lo scarto è vietato, salvo una complessa procedura che richiede l'autorizzazione ministeriale: «nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto»..
Il riordino La prima operazione da compiere su un archivio storico è quindi quella del riordino del materiale, che serve per dare ai documenti la loro disposizione definitiva (almeno in linea teorica). Il principio a cui ispirarsi durante il riordino non è sempre stato il medesimo, anzi vi sono state varie scuole di pensiero con alterne vicende, che hanno centralizzato l'attenzione del dibattito sulla teoria e metodologia archivistica almeno dalla metà del XVIII secolo.. Schematizzando si sono avuti tre principi fondamentali: Principio di pertinenza, da cui seguì una sua radicalizzazione in Lombardia con il metodo peroniano. Principio di provenienza (o del rispetto dei fondi), nato in Francia e poi adottato in Italia da Francesco Bonaini. Metodo storico, ovvero la radicalizzazione del principio di provenienza e che fu formulato da Francesco Bonaini. Il metodo storico è tuttora alla base dell'ordinamento archivistico italiano.
Il Principio di pertinenza (o metodo per materia) e il metodo peroniano
Il principio di pertinenza è frutto dell'impostazione illuminista: «Il Peroni era stato alla scuola del Corte e ne aveva assorbito - per così dire - il principio enciclopedico dell'ordinamento archivistico».: prevede la divisione della documentazione secondo un titolario di classificazione per materie, intervenendo pesantemente sull'ordine originario e distruggendo i criteri di organizzazione nati durante la fase di formazione dell'archivio. Tale metodo nacque, in sostanza, sulla base delle esigenze governative che avevano il bisogno di trovare subito e immediatamente una certa tipologia documentaria senza dover tener conto del soggetto produttore che ha creato l'archivio in questione.. Formulato a Vienna dall'archivista Johann Georg Obermayer, fu imposto dal cancelliere Kaunitz all'archivista Ilario Corte (1725-1786). che, divenuto responsabile degli archivi governativi sedimentati al Castello Sforzesco (1781)., operò una loro riorganizzazione sulla base della pertinenza (o materia) senza però giungere a smembrare tali archivi.
Il metodo introdotto da Ilario Corte fu continuato poi da Luca Peroni (1745-1832, direttore degli archivi imperial-regi governativi dal 1820 al 1832) il quale, già nel 1798, propose al governo della Repubblica Cisalpina una radicalizzazione del metodo per materia giungendo a smembrare gli archivi e a fonderli sulla base della materia trattata, mettendo in tal modo serio pericolo l'organicità della documentazione, fino a minacciare la sopravvivenza del vincolo archivistico.:
Tale metodologia, che sopravviverà a Milano fino al mandato di Luigi Osio (1851-1873) e in parte sotto quello di Cesare Cantù (1873-1895), fu definitivamente bandita da Milano con la direzione di Luigi Fumi e l'imposizione del rispetto dei fondi propugnato dal Manuale degli archivisti olandesi; .
Il Principio di provenienza Il principio di provenienza nacque già alla fine del Settecento in opposizione al principio di pertinenza. Per la prima volta venne applicato in Danimarca nel 1791, dalla Commissione per l'Ordinamento degli Archivi Camerali, e poi venne usato in Germania dal 1816, con riconoscimento formale dal 1819 quando l'Accademia di Berlino consigliò di abbandonare il metodo di pertinenza in favore di questo e . La definitiva consacrazione come modello di ordinamento archivistico avvenne però con la circolare del Ministero dell'Interno francese dell'aprile del 1841 (le cosiddette instructions del 24 aprile), quando il governo accolse le richieste dello storico Natalis de Wailly di procedere al respects du fonds.. In sostanza, tale principio impone il rispetto dei fondi, cioè dell'organizzazione data all'archivio dal soggetto produttore.
Il Metodo storico
Bonaini e l'inquadramento metodologico
Il metodo storico nacque in Italia, in particolare in Toscana, grazie all'intervento dell'archivista livornese Francesco Bonaini (1806-1874), ed è ancora oggi il metodo basilare per la gestione degli archiviChiara a tal proposito è la posizione di :. Il metodo storico, che dalla citazione introduttiva si può intendere come un'ulteriore elaborazione del principio di provenienza, come espresso in una nota al Ministero dell'Istruzione del 1867 dello stesso Bonaini, mette al centro dell'attenzione di chi riordina la storia del soggetto produttore: , inquadrata nel contesto storico-istituzionale sia generale che locale. Il vero lavoro dell'archivista diventava così lo studio del soggetto produttore, della sua struttura e della sua storia, che doveva essere riportata in un'introduzione storico-istituzionale alle carte, secondo quanto definito da Paola Carucci
Le reazioni al metodo storico Il metodo storico, come già detto, è stato accolto in generale nel sistema archivistico non solo italiano, ma anche internazionale.. Oltre al manuale degli archivisti olandesi del 1898, il metodo storico è fatto proprio da Giorgio Cencetti. Questi, ne Il fondamento teorico della dottrina archivistica (1939), descrive il metodo storico come l'unico metodo per la vita degli archivi, sia dalla fase corrente a quella storica, in quanto è il garante della sacralità del vincolo archivistico che si viene a creare tra soggetto produttore ed archivio stesso:.
Nel corso dei decenni successivi, però, si sono levate varie voci critiche non tanto verso il metodo storico in sé, quanto verso la sua attuazione radicale, ovvero la ricostruzione del fondo a partire dalla storia dell'archivio:
Adolf Brenneke, Archivistica (1939). Brenneke critica il metodo storico estremizzato, in quanto l’archivista può intervenire sulla struttura dei documenti per valutare se può riorganizzare in modo diverso l’archivio a causa di una mala gestione del soggetto produttore medesimo. Claudio Pavone, nel suo saggio Ma è poi tanto pacifico che l’archivio rispetti l’istituto? del 1970, critica l'ottimismo di Cencetti mettendo in dubbio la specularità che si viene a creare tra archivio e soggetto produttore. Secondo Pavone, il metodo storico non può essere sempre applicato rigorosamente, in quanto non sempre il soggetto produttore ha sempre operato in modo unitario (può essere che quest'ultimo abbia cessato di esistere, si sia fuso con un altro oppure abbia radicalmente cambiato la gestione degli affari correnti): ; oppure ha operato in malo modo la gestione dei flussi documentali, per cui ci si chiede se si debba operare una correzione degli errori o meno in nome dell'organizzazione originaria: . Michelle Duchein (Il rispetto dei fondi in archivistica, 1977), afferma che non è possibile sempre ricostruire la struttura originaria di un fondo. Paola Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione (1983). Secondo la Carucci, il metodo storico è inviolabile, ma ammette che, davanti all'impossibilità di riordinare un archivio a partire dai soli documenti, è necessario che si operi in tale modo studiandone la storia del soggetto produttore e la stessa storia archivistica..
Altri metodi Oggi è in corso un dibattito su eventuali nuove metodologie da applicare al riordinamento archivistico, soprattutto a fronte dell'introduzione delle tecnologie informatiche e della globalizzazione che inevitabilmente coinvolge anche il settore archivistico. Al momento non esiste ancora una posizione univoca su questo argomento e il problema fondamentale è innanzitutto riuscire a capire la sopravvivenza del vincolo e la durata negli anni dei supporti informatici, se siano cioè in grado di garantire la conservazione delle informazioni anche per le generazioni future. L'esperienza sull'argomento non è ancora sufficiente a fornire risposte certe.
L'operazione di riordino Secondo il metodo storico, l'archivista incaricato della fase di riordino deve seguire una serie di procedure volte al corretto riordinamento dell'archivio in questione in rapporto all'organizzazione data dal soggetto produttore. Tale fase di riordino è articolata nelle seguenti fasi:
Operazioni preliminari (pulizia e studio del fondo) L'individuazione delle provenienze fisica e archivistica La denominazione del fondo La schedatura preliminare La ricostruzione "virtuale" della struttura del fondo La ricostruzione "fisica" della struttura del fondo Condizionamento, numerazione ed etichettatura delle unità archivistiche Redazione dell'inventario
Operazioni preliminari In base allo stato di pulizia in cui si trova il fondo, l'archivista è solito affidarsi a ditte specializzate nel restauro dei documenti, le quali si baseranno sulle operazioni di spolveratura dei documenti o dei fascicoli con pennelli di setola morbida e, talvolta, con l’ausilio di un aspirapolvere a bassa velocità.
Nel frattempo, è fondamentale che l'archivista studi e ricostruisca l'identità del fondo, sia nella sua dimensione istituzionale (quindi la nascita, l'evoluzione, i possibili mutamenti che il soggetto produttore ha subito nel corso degli anni), sia in quella archivistica (ovvero la sua struttura, se è stata rimaneggiata precedentemente e quindi risalire, ove possibile, all'ordine originario)
L'individuazione delle provenienze fisica e archivistica