Google Workspace (in precedenza Google Apps e in seguito G Suite) è una suite software di produttività personale comprendente strumenti per il cloud computing e per la collaborazione, offerta sia in abbonamento che gratuitamente da Google.
Include le diffuse applicazioni Web di Google tra cui Gmail, Chat, Calendar e Currents per la comunicazione; Drive per l'archiviazione; Documenti, Keep, Moduli e Sites per la produttività e la collaborazione; e, a seconda del piano, un pannello di amministrazione per la gestione del vault, degli utenti e dei servizi.
Nonostante questi prodotti siano disponibili gratuitamente per uso domestico, Workspace offre vantaggi specifici per le organizzazioni ovvero in ambito professionale quali indirizzi email personalizzati in base al dominio (@tuaazienda.it), 30 GB di spazio minimo di memorizzazione per documenti ed email ad utente, nonché assistenza telefonica e tramite email 24/24.
In quanto soluzione di cloud computing, offre un approccio diverso rispetto ad altre suite per l'ufficio in commercio, offrendo l'hosting delle informazioni dei clienti nella rete di data center sicuri di Google, o su server tradizionali gestiti internamente e fisicamente nelle sedi aziendali.
Secondo Google, più di 5 milioni di organizzazioni nel mondo utilizzano Google Apps, tra cui il 50% delle aziende della classifica Fortune 500.
Cronologia 10 febbraio 2005: Google avvia un test per Gmail for Your Domain al San Jose City College, offrendo l'hosting degli account Gmail con indirizzi con dominio SJCC e strumenti di amministrazione per la gestione degli account. 28 agosto 2006: Google lancia Google Apps for Your Domain, un insieme di applicazioni per le organizzazioni. Disponibile gratuitamente come prodotto beta, includeva Gmail, Google Talk, Google Calendar e Google Page Creator successivamente sostituito da Google Sites. Dave Girouard, allora vicepresidente e direttore generale per le imprese di Google, ne definisce i vantaggi per i clienti aziendali: "Le organizzazioni possono affidarsi alla competenza di Google per offrire email, soluzioni di messaggistica e altri servizi basati su Web, mentre si occupano delle esigenze degli utenti e delle attività aziendali quotidiane". 10 ottobre 2006: viene presentata un'edizione per le scuole, conosciuta come Google Apps for Education. 22 febbraio 2007: Google presentata Google Apps Premier Edition che, a differenza della versione gratuita, offre più spazio di memorizzazione (10 GB per account), API per l'integrazione aziendale e un Service Level Agreement con il 99,9% di uptime. Il costo è di 50 dollari per account utente all'anno. Secondo Google, tra i primi utilizzatori di Google Apps Premier Edition appaiono Procter & Gamble, San Francisco Bay Pediatrics e Salesforce.com. 25 giugno 2007: Google aggiunge diverse caratteristiche a Google Apps, tra cui la migrazione di mail, che consente ai clienti di trasferire i dati delle email esistenti da un server IMAP. In un articolo di ZDNet viene notato che Google Apps offriva uno strumento alternativo ai diffusi Microsoft Exchange Server e Lotus Notes, posizionando Google tra le alternative a Microsoft e IBM. 3 ottobre 2007: un mese dopo l'acquisizione di Postini, Google annuncia di aver aggiunto le opzioni di sicurezza email e di conformità della startup in Google Apps Premier Edition. I clienti hanno dunque la possibilità di configurare meglio i filtri per spam e virus, implementare criteri di conservazione, ripristinare messaggi eliminati e fornire agli amministratori accesso a tutte le email. 26 febbraio 2008: Google presenta Google Sites, un nuovo e semplice strumento di Google Apps per la creazione di intranet e di siti Web per i team. 9 marzo 2010: Google apre Google Apps Marketplace, un negozio online per applicazioni aziendali di terze parti che si integrano con Google Apps, per semplificare agli utenti e al software le attività commerciali nel cloud. Tra i fornitori coinvolti appaiono Intuit, Appirio e Atlassian. 9 giugno 2010: Google lancia Google Apps Sync per Microsoft Outlook, un plug-in che consente ai clienti di sincronizzare i dati di email, calendario e contatti tra Outlook e Google Apps. 7 luglio 2010: Google annuncia che i servizi inclusi in Google Apps (Gmail, Google Calendar, Google Documenti e Google Talk) non sono più in versione beta. 26 luglio 2010: Google presenta negli Stati Uniti Google Apps for Government, un'edizione di Google Apps progettata per rispondere agli esclusivi criteri ed esigenze di sicurezza del settore pubblico. Inoltre viene annunciato che Google Apps era diventata la prima suite di applicazioni cloud a ricevere certificazione e accreditamento del Federal Information Security Management Act (FISMA). 26 aprile 2011: Google annuncia che le organizzazioni con più di 10 utenti non hanno più diritto a usufruire della versione gratuita di Google Apps, e che quindi avrebbero dovuto registrarsi per la versione a pagamento, ora conosciuta come Google Apps for Business. Viene presentato anche un piano di fatturazione flessibile, che consente ai clienti la possibilità di pagare 5 dollari per utente al mese senza impegni contrattuali. 28 marzo 2012: Google rilascia Google Apps Vault, un servizio opzionale di eDiscovery e di archiviazione per i clienti di Google Apps for Business. 24 aprile 2012: Google presenta Google Drive, una piattaforma per la memorizzazione e la condivisione di file. A ogni utente di Google Apps for Business vengono assegnati 5 GB di memorizzazione su Drive, con la possibilità di acquistare ulteriore spazio di memorizzazione. Molti osservatori notano l'entrata di Google nel mercato della memorizzazione cloud, diventando un concorrente di entità come Dropbox e Box. 6 dicembre 2012: Google annuncia che la versione gratuita di Google Apps non è più disponibile per i nuovi clienti. 13 maggio 2013: Google aumenta la quota di memorizzazione di Drive per i clienti di Google Apps, combinando i 25 GB su Gmail e i 5 GB su Drive e aumentando così il totale per utente a 30 GB da poter utilizzare tra tutti i prodotti di Apps, inclusi Gmail e Google Drive. 10 marzo 2014: Google lancia in alcuni Paesi il Google Apps Referral Program, che offre ai partecipanti un buono di presentazione da 15 dollari per ciascun nuovo utente di Google Apps presentato. 25 giugno 2014: Google presenta Drive for Work, una nuova proposta di Google Apps che offre memorizzazione di file illimitata, reportistica di controllo avanzata e nuovi controlli di sicurezza al costo di 10 dollari per utente al mese. 2 settembre 2014: Google Enterprise, la divisione di prodotti aziendali della società, viene ufficialmente rinominata Google for Work. "Non abbiamo mai voluto creare un'attività di 'impresa' tradizionale, volevamo creare un nuovo modo di lavorare", ha spiegato Eric Schmidt, presidente esecutivo di Google. "È giunto il momento che il nostro nome diventi grande quanto la nostra ambizione". Di conseguenza, Google Apps for Business viene rinominata Google Apps for Work. 14 novembre 2014: nell'edizione gratuita di Google Apps non sono più supportati i domini secondari. L'edizione gratuita di Google Apps supporta quindi solamente alias di dominio. Google ha annunciato che Google Apps sarebbe stato rinominato G Suite il 29 settembre 2016. Poi, il 25 ottobre 2016, Google ha lanciato il primo prodotto hardware per G Suite, la Jamboard; una lavagna digitale da 55 pollici connessa al cloud. Google ha annunciato che G Suite sarebbe stato rinominato Google Workspace il 6 ottobre 2020 e che Workspace avrebbe enfatizzato una maggiore integrazione tra le app, come la possibilità di creare documenti dall'interno di Chat o avviare una chiamata Meet dall'interno di una presentazione. Nell'ambito del rebranding, i loghi iconici di Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Calendar, Google Meet e altri prodotti in Google Workspace sono stati modificati. Questi nuovi loghi corrispondevano ai cambiamenti simili avvenuti in Google Maps e Google Foto. Le riprogettazioni del logo sono state accolte con reazioni contrastanti da parte degli utenti finali. Il 14 giugno 2021, Google ha annunciato che Google Workspace sarebbe stato disponibile per i consumatori con un account Google, insieme alla possibilità per gli utenti di passare completamente da Google Hangouts a Google Chat, il rebranding della funzione "Rooms" in Gmail in "Spaces", un nuovo livello "Google Workspace Individual", un'app web progressiva per le applicazioni Workspace e altro ancora. Il 19 gennaio 2022, Google ha annunciato che tutti gli account "G Suite legacy free edition" dovevano essere aggiornati a un livello a pagamento entro il 1 maggio 2022, altrimenti l'account si sarebbe aggiornato automaticamente. Se un utente non eseguiva manualmente l'upgrade a un livello a pagamento e se nella pagina di amministrazione dell'account non venivano immessi dati di pagamento, l'account veniva sospeso a partire dal 1º luglio 2022. Il livello gratuito degli account era disponibile per la registrazione degli utenti dal 2007 fino al 2012, momento in cui sono stati modificati in uno stato legacy. Ciò non ha influito sull'accesso ad altri servizi Google, inclusi YouTube, Google Foto e Google Play, né sui contenuti a pagamento, inclusi gli acquisti su YouTube e Play Store. Il 17 maggio 2022, Google ha annunciato che avrebbe offerto agli account "G Suite legacy free edition" l'opzione per identificare autonomamente gli utenti che usano questi account per scopo non aziendale. Ciò ha dato loro la possibilità di continuare a utilizzare questo servizio gratuitamente. Il 28 febbraio 2023 Google ha annunciato la crittografia lato client anche su Google Workspace per una maggiore sicurezza sulla privacy dei dati di Gmail e Calendar. il 10 maggio 2023, durante il Google I/O è stata annunciata l'introduzione di Duet AI, un'intelligenza artificiale in grado di aumentare la produttività grazie all'aiuto fornito in fase di sviluppo di presentazioni, fogli di calcolo, testi ed elaborazione delle immagini, oltre che in Gmail. Dapprima in fase di beta testing, da agosto dello stesso anno è in vendita la licenza per uso professionale in abbonamento mensile.
Prodotti Google Workspace è la suite integrata di Google per uso professionale (imprese, enti, lavoratori autonomi, associazioni, organizzazioni in generale), composta da applicazioni di tipo office ovvero software di produttività personale. Pertanto, include funzioni di configurazione e modellazione per l'impiego della soluzione (Google Admin). Come detto sopra, le stesse applicazioni possono essere utilizzate anche in ambito domestico ovvero per uso non professionaleIn pratica, senza le funzioni amministrative di dominio presenti in Google Admin.: in questo caso, la soluzione mantiene formalmente la qualifica Workspace sebbene non sia uno 'spazio di lavoro" nel senso aziendale del termine.
La gamma di prodotti e servizi di Google Workspace comprende Gmail, Google Calendar, Google Drive, Hangouts, Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli, Sites, Currents e Vault. Tranne Google Apps Vault, l'intera gamma è inclusa nel piano di base, al costo di 4 euro per utente al mese o 40 euro per utente all'anno. Drive for Work è un pacchetto premium, include Google Apps Vault, spazio di memorizzazione illimitato ed è disponibile al costo di 8 euro per utente al mese.
Gmail
Gmail è stato presentato con un lancio limitato il 1º aprile 2004 ed è attualmente il servizio di email Web più conosciuto al mondo. Il servizio è stato aperto a tutti gli utenti consumer nel 2007. A partire da giugno 2012, 425 milioni di persone utilizzano Gmail, secondo Google.
La versione consumer gratuita di Gmail è supportata da annunci di testo relativi al contenuto dei messaggi email degli utenti. Tra le funzionalità più apprezzate si trovano 15 GB di memorizzazione gratuita, gestione per conversazioni, efficaci funzioni di ricerca e un'interfaccia in stile applicazione.