Per servizi interbibliotecari (o resource sharing: "condivisione di risorse") si intendono il prestito interbibliotecario (spesso indicato con l'equivalente inglese interlibrary loan, o con la sua abbreviazione ILL) e la fornitura documenti o, in inglese, document delivery o DD. Grazie a tali servizi un utente di biblioteca può prendere in prestito libri o ricevere copie di documenti posseduti da altre biblioteche nazionali o internazionali.Per un inquadramento generale si veda ad esempio: .
Procedure L'utente inoltra richiesta alla propria biblioteca locale che, fungendo da intermediario, identifica le biblioteche che possiedono il documento desiderato, invia la richiesta, riceve il documento, lo mette a disposizione dell'utente e, in caso di prestito interbibliotecario, si attiva per la sua restituzione entro la data di scadenza stabilita dalla biblioteca prestante. Quest'ultima può richiedere un rimborso, di spese postali e/o del servizio, spesso a titolo di risarcimento.In Italia alcune tipologie di biblioteche sono soggette a regolamenti ministeriali per l'applicazione di tariffe a questo tipo di servizi: si veda ad esempio . Il costo può essere relativo alle fotocopie, qualora la richiesta sia riferita a copie di articoli di riviste o di capitoli di libri, per i quali in alcuni casi la biblioteca si rivolge direttamente agli editori. L'utente finale si fa carico normalmente di tutte le spese. In altri casi le biblioteche, singolarmente o attraverso consorzi, concordano l'adesione al regime di reciprocità gratuita del servizio.
Una forma locale di servizi interbibliotecari è il prestito (e document delivery) intersistemico, relativo a biblioteche accademiche e comunali dello stesso polo bibliotecario territoriale, spesso legate dall'utilizzo di un'unica piattaforma e di un sistema interno di circolazione dei documenti.Un esempio di prestito intersistemico e della sua definizione: .
Sebbene in genere i documenti più richiesti siano libri ed articoli di riviste, talvolta audio- e videocassette, carte geografiche, spartiti e microformati possono essere oggetto di scambi interbibliotecari fra le biblioteche disposte a prestarli.
Caratteristiche e procedimento Qualsiasi biblioteca, universitaria, pubblica o di altra tipologia, può offrire il servizio. Il regolamento dei servizi interbibliotecari, così come le eventuali tariffe, variano da Paese a Paese e da biblioteca a biblioteca. Anche se esiste una molteplicità di regolamenti e di impostazioni, in base spesso alla gamma dei servizi, delle reti locali e dei sistemi bibliotecari, sostanzialmente i servizi interbibliotecari sono articolati in due azioni: la richiesta (borrowing) e la concessione (lending) del prestito o di copie.
Lo svolgimento dei servizi è in genere automatizzato e spesso viene effettuato in base ai relativi standard ISO 10160 e 10161 e/o tramite software e piattaforme condivise sul territorio locale, nazionale ed anche internazionale. In Italia ne sono esempi NILDE (Network Inter-Library Document Exchange),. collegato ad ACNP e SBN, per la fornitura documenti, e ILL SBN,. collegato al Servizio bibliotecario nazionale per il prestito interbibliotecario e la fornitura documenti. Sempre più frequentemente tali applicativi consentono il dialogo con il software utilizzato da poli bibliotecari locali per tutti i servizi bibliotecari ed interbibliotecari.Come esempio si possono vedere le istruzioni curate da Francesca Pedercini, Stefania di Chio, Raffaella Gaddoni e Teresa de Benedictis per l'utilizzo di Sebina OpenLibrary: .
Richieste di documenti Sono a carico della biblioteca richiedente (borrowing library) e definite «ILL o DD passivi».
L'utente che richiede un documento non è tenuto a verificarne il posseduto nei cataloghi, poiché questa ricerca viene effettuata dalla biblioteca cui l'utente si rivolge. Tuttavia esiste anche per gli utenti la possibilità di interagire con le biblioteche, ad esempio attraverso la compilazione di moduli messi appositamente a disposizione online o attraverso applicativi particolari. Di quest'ultimo è esempio Nilde, che prevede anche un'interfaccia utente alla quale si accede tramite le credenziali assegnate in automatico previa autorizzazione della biblioteca di riferimento.
Una biblioteca, per conto di un proprio utente, effettua la ricerca nei cataloghi. ed individua la biblioteca che possiede il documento richiesto. Se un documento non è direttamente accessibile nel proprio Paese è possibile richiederlo all'estero, seppure talvolta con difficoltà relative alla distanza, alla modalità di pagamento ed alla differenza di valuta.
Se il servizio non viene effettuato in regime preventivamente concordato di reciproca collaborazione gratuita, la biblioteca richiedente comunica all'utente la cifra prevista per il rimborso e, previa autorizzazione dell'utente stesso, invia richiesta di un documento posseduto da un'altra biblioteca per ottenerne il prestito o la copia cartacea o digitale di parte di esso, nel rispetto delle vigenti norme del diritto d'autore. In Italia la legislazione prevede che le copie non superino il 15% del totale.Si veda ad esempio: .
La biblioteca richiedente avvisa l'utente dell'arrivo del documento e, in caso di prestito interbibliotecario, gli comunica la durata del prestito, al termine della quale sollecita la resa con l'eventuale ricevuta di versamento del rimborso per la rispedizione.
Evasione delle richieste È a carico della biblioteca prestante (lending library) e definita «ILL o DD attivo».
La biblioteca che possiede il documento evade la richiesta tramite l'invio del materiale alla biblioteca richiedente, ovvero non evade la richiesta specificandone il motivo.
Le spedizioni di libri, e talvolta di fotocopie, avvengono generalmente tramite posta (raccomandata, prioritaria, piego di libri) o corriere; alcuni poli, come nel caso di biblioteche accademiche, usufruiscono di un sistema di distribuzione interna.
Le copie di articoli e di capitoli di libri possono essere inviate via fax o digitalizzate e spedite per lo più in formato PDF in allegato tramite posta elettronica oppure caricate su software come Nilde.
Talvolta la biblioteca prestante richiede che il documento inviato sia consultato all'interno della biblioteca richiedente e non a domicilio. È il caso soprattutto, ma non soltanto, dei libri rari e delle opere di consultazione (dizionari, enciclopedie, manuali, codici) nel caso in cui vengano prestati.
Le richieste vengono generalmente evase con celerità, soprattutto all'interno dei sistemi interbibliotecari nazionali o nei poli bibliotecari accademici e territoriali che utilizzano piattaforme condivise, ma la durata è variabile e dipende da vari fattori, talvolta indipendenti dai bibliotecari, come il servizio postale. In caso di richieste urgenti, che non tutte le biblioteche riconoscono come servizio, può essere previsto un rimborso supplementare.
I tempi di evasione dipendono anche dal tipo di documento richiesto: nel caso di un libro possono variare mediamente da qualche giorno ad un paio di settimane, a seconda anche della distanza fra biblioteca richiedente e biblioteca prestante; nel caso di articoli di riviste l'attesa può ridursi fino a poche ore se le copie vengono digitalizzate ed inviate elettronicamente. Un'alternativa celere ma costosa sono i servizi di consegna dei documenti direttamente all'utente finale nel giro di pochi giorni, talvolta perfino entro 24 ore. Questo tipo di servizio, come subito,. prevede tariffe molto più elevate rispetto a quelle applicate al servizio di prestito interbibliotecario normale.
Mancata evasione delle richieste Alcune tipologie di documenti sono sempre escluse dal prestito: è il caso dei libri rari, antichi e di pregio. Solitamente non vengono prestati nemmeno dizionari, riviste, enciclopedie ed alcune collezioni particolari, specie se costituite da manoscritti. Per ovvi motivi non vengono prestati volumi fragili ovvero in precario stato di conservazione. Per i libri rari è possibile ricercare un'edizione alternativa, una ristampa o copia anastatica, o la riproduzione in microformati o quella digitale su siti web come il Progetto Gutenberg o Google Books. I titoli di recente pubblicazione e, per le biblioteche accademiche, i libri di testo degli esami non vengono ammessi al prestito interbibliotecario, poiché sono inizialmente riservati all'utenza locale. Difficilmente vengono prestati anche i materiali audiovisivi come i corsi di lingue, i CD, i DVD, gli audiolibri, i volumi illustrati di grandi dimensioni come gli atlanti, che possono creare problemi di spedizione, e le pubblicazioni a fogli mobili, dalle quali è facile sottrarre pagine e di cui è difficile individuare l'integrità alla resa.
In generale, la causa della mancata evasione della richiesta può essere dovuta a questioni relative al posseduto oppure al regolamento del servizio.
Nel primo caso, ad esempio, il documento potrebbe non essere disponibile poiché già in prestito, oppure smarrito; i riferimenti bibliografici potrebbero essere errati e quindi non consentirebbero di rintracciare l'articolo di interesse; l'annata di una rivista in cui è compreso l'articolo richiesto potrebbe essere lacunosa o non posseduta; il numero di pagine della copia potrebbe superare il limite consentito dalla legge.
Nel secondo caso, ad esempio, la richiesta potrebbe riguardare una pubblicazione esclusa dal prestito interbibliotecario (come i libri di testo per gli esami universitari o le opere di sola consultazione), o potrebbe essere stata inviata in un periodo di sospensione temporanea del servizio.
Generalmente le informazioni relative al primo caso si trovano sui cataloghi online, mentre quelle relative al secondo caso sono indicate sui siti web delle biblioteche, anche se non sempre si tratta di informazioni direttamente disponibili.
Linee guida IFLA "L'uso condiviso delle collezioni individuali delle biblioteche è un elemento necessario della cooperazione bibliotecaria internazionale": "nessuna biblioteca può essere autosufficiente nel soddisfare tutti i bisogni dei suoi utenti". Con questo assunto la International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) introduce i propri suggerimenti per la fornitura dei documenti e la condivisione delle risorse fra biblioteche di Paesi diversi, ciascuno dei quali dovrebbe consentire l'accesso alle proprie collezioni ed una chiara comunicazione al di sopra di ogni barriera linguistica.. IFLA auspica una politica nazionale per ogni Paese, mirata alla circolazione delle risorse, in grado di coinvolgere tutte le biblioteche e supportata da adeguate piattaforme su web..
Da un punto di vista operativo è suggerita la massima precisione "in tutte le fasi del processo di richiesta", in base "agli standard riconosciuti"; le richieste inoltre dovrebbero essere verificate in modo da evitare che vengano inviate all'estero per materiale già posseduto in territorio nazionale e soprattutto che siano precise ed accurate. La fornitura dovrebbe essere veloce e mirata; la biblioteca prestante dovrebbe essere riconoscibile e, nel caso, dovrebbe specificare con chiarezza la motivazione di un'eventuale mancata fornitura..
Molto importante è il "riguardo dovuto alle leggi sul copyright dei Paesi fornitori"; sia la biblioteca richiedente che la biblioteca prestante dovrebbero prestare la massima attenzione alle leggi sulla tutela della proprietà intellettuale della biblioteca fornitrice. Inoltre la biblioteche coinvolte nello scambio di documenti sono responsabili del materiale prestato: "metodi sicuri e veloci dovrebbero essere impiegati per la fornitura e la restituzione" e, in caso di danneggiamento, la "biblioteca richiedente è responsabile della restituzione o del risarcimento del costo"..