Um sistema de gestão documental (SGD), também conhecido internacionalmente por document management system (DMS) e, no Brasil, por Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), é habitualmente um sistema informático utilizado para armazenar, partilhar, acompanhar e gerir ficheiros ou documentos. Alguns sistemas incluem registo histórico onde é gravado um log das várias versões criadas e modificadas por diferentes utilizadores. O termo tem alguma sobreposição com os conceitos de sistema de gestão de conteúdos. É frequentemente visto como um componente dos sistemas de gestão de conteúdo empresarial (ECM) e está relacionado com gestão de ativos digitais, digitalização de documentos, sistemas de fluxo de trabalho e gestão de registos.
História Embora muitos sistemas de gestão documental eletrônicos armazenem documentos no seu formato nativo (Microsoft Word, Excel, PDF), alguns sistemas baseados na web começaram a armazenar conteúdo sob a forma de HTML.Policy Management System As capacidades de pesquisa avançada tornaram-se componentes críticos dos SGD.Stemming: Making searching easier
No Brasil, o termo “Gerenciamento Eletrônico de Documentos” (GED) foi amplamente divulgado na década de 1990, especialmente pelo CENADEM (Centro Nacional de Automação de Documentos). A partir dos anos 2000, o conceito foi gradualmente englobado pelo termo internacional ECM (Enterprise Content Management), embora “GED” continue a ser o termo mais utilizado no mercado brasileiro.
Componentes Os sistemas de gestão documental fornecem habitualmente armazenamento, digitalização, controle de versões, metadados, segurança, bem como capacidades de indexação, manutenção e recuperação. Segue-se a descrição desses componentes:
Componente Descrição Metadados Metadados são normalmente armazenados para cada documento (data, autor, etc.). Podem ser extraídos automaticamente ou inseridos manualmente, inclusive por reconhecimento ótico de caracteres (OCR). Integração Integração com outras aplicações através de APIs (ODMA, LDAP, WebDAV, SOAP, REST). Captura Digitalização de papel e importação de ficheiros eletrónicos, muitas vezes com OCR. Validação de dados Regras de validação antes da importação. Indexação Criação de índices para recuperação rápida. Armazenamento Gestão do local, duração e eventual destruição dos documentos. Recuperação Pesquisa simples ou avançada (texto completo, pesquisa federada). Distribuição Fornecimento em formato não editável ou por hiperligação. Segurança Controlo de acesso e conformidade com normas (ISO 9001, ISO 13485, FDA, etc.). Fluxo de trabalho Módulo integrado ou ligação com ferramentas externas. Colaboração Edição simultânea com registo de contributos. Controlo de versão Check-in/check-out e recuperação de versões anteriores. Publicação Revisão, aprovação e distribuição formal.
Normalização Destacam-se as normas ISO 15489, ISO 32000 (PDF), ISO/IEC 27001 e ISO 16175. No Brasil, a gestão documental é regulada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), pelo Decreto nº 10.278/2020 (digitalização e validade jurídica) e pela MP nº 2.200-2/2001 (ICP-Brasil).
Aplicações Os sistemas de gestão documental são utilizados em organizações de todos os portes e setores: administração pública, saúde, advocacia, engenharia, construção, educação, indústria e serviços financeiros.
A aplicação de um sistema documental visa gerar aumento de produtividade, redução de custos operacionais, otimização do espaço físico, segurança da informação aprimorada e auditabilidade.
Mercado brasileiro O mercado brasileiro combina soluções desenvolvidas localmente com plataformas internacionais. Entre os fornecedores mais conhecidos encontram-se empresas nacionais (Softexpert, Sólides, Qualiex, eBox Digital, Totvs/Fluig) e representantes de soluções globais como OpenText, IBM FileNet, Hyland OnBase, Oracle, Microsoft SharePoint e Alfresco.
Ver também
Gestão de conteúdo empresarial (ECM) Preservação digital Fluxo de trabalho Assinatura eletrónica Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
Referências
Ver também ECM (Enterprise Content Management) COLD/ERM
Ligações externas
Portal GED
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