Usposabljanje je proces pridobivanja, razvijanja in izboljšanja tistih sposobnosti, veščin, navad in kompetenc zaposlenih, ki jim bodo omogočile večjo učinkovitost in s tem doseganje ciljev podjetja. Usposablja se lahko posameznike ali cele skupine. V širšem smislu zajema pojem usposabljanje tudi krajše izobraževalne procese in dejavnosti v organizacijah, ki jih označujemo kot priučevanje, uvajanje, prekvalifikacijo in poklicno rehabilitacijo. Dobro usposobljeni kadri so temeljni dejavnik razvoja, kakovosti in uspešnosti vsake organizacije, ne glede na to, ali je njena temeljna dejavnost proizvodnja ali opravljanje storitev. Usposabljanju se v zadnjem desetletju posveča vedno večjo pozornost.Jereb, J. (1998) Izobraževanje in usposabljanje kadrov. V S. Možina (ur.), Management kadrovskih virov (str. 175-212). Ljubljana: Fakulteta za družbene vede.
Usposabljanje v ožjem pomenu pomeni prehodno stopnjo pripravljanja človeka na delo, vmesno stopnjo med izobraževanjem in delom. Cilj usposabljanja je v dodajanju vrednosti najpomembnejšemu viru organizacije, to pa so delavci, ki omogočajo uresničitev temeljnih ciljev podjetja. Usposabljanje kadrov pri delu zaposlenim omogoča, da prevzamejo nove vloge, izboljšajo kakovost svojega dela, razvijejo nove sposobnosti, odpravljajo probleme in krepijo samozavest. Pri usposabljanju gre za to, da skušamo s posebnimi postopki izboljšati človekove lastnosti, da bi lahko opravljal ali pa da bi bolje opravljal svoje delo. Gre za usposabljanje, pridobivanje spretnosti za konkretno delo na konkretnem delovnem mestu.Decar, M. (2007). Izobraževanje in usposabljanje zaposlenih v podjetju Unior, d.d. (diplomsko delo). Maribor: Ekonomsko-poslovna fakulteta.
Razlika med usposabljanjem in izobraževanjem Izobraževanje pomeni pridobivanje znanja na splošno in je vezano na določeno področje dela ali določen poklic, medtem ko je usposabljanje povezano s konkretnim delom na določenem delovnem mestu. Izobraževanje je bolj dolgotrajno, po njem se pridobi formalen naziv, po usposabljanju se lahko pridobi potrdilo o usposobljenosti za določeno delo ali pa se posebnega dokazila ne pridobi. V obeh procesih je prisotno učenje, vendar pri izobraževanju vodi predvsem v eksplicitno znanje, pri usposabljanju pa v implicitno znanje.Rozman R. in Kovač, J. (2012). Management. Ljubljana: GV založba. Usposabljanje lahko razumemo kot vmesno etapo med izobraževanjem in delom ali kot dodatni trening tistih znanj, sposobnosti in navad, ki so potrebna za opravljanje določenega dela v okviru celote neke dejavnosti.Svetlik I. in Zupan N. (2009). Management človeških virov. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede.
Normativna ureditev usposabljanja Področje usposabljanja ureja Zakon o delovnih razmerjih Republike Slovenije v okviru 172. in 173. člena. V okviru normativne ureditve izobraževanja, izpopolnjevanja in usposabljanja se na nivoju organizacije to področje ureja z internim pravilnikom. Določbe 172. člena (Zakon o delovnih razmerjih –ZDR, 172. člen) so naslednje: Delavec ima pravico in dolžnost do stalnega izobraževanja, izpopolnjevanja in usposabljanja v skladu s potrebami delovnega procesa, z namenom ohranitve oziroma širitve sposobnosti za delo na delovnem mestu ter ohranitve zaposlitve. Delodajalec je dolžan zagotoviti izobraževanje, izpopolnjevanje in usposabljanje delavcev, če tako zahtevajo potrebe delovnega procesa ali če se je z izobraževanjem, izpopolnjevanjem in usposabljanjem možno izogniti odpovedi pogodbe o zaposlitvi iz razloga nesposobnosti ali poslovnega razloga. V skladu s potrebami izobraževanja, izpopolnjevanja in usposabljanja delavcev ima delodajalec pravico napotiti delavca na izobraževanja, izpopolnjevanja in usposabljanja, delavec pa ima pravico, da sam kandidira. Trajanje in potek izobraževanja ter pravice pogodbenih strank med izobraževanjem in po njem se določijo s pogodbo o izobraževanju oziroma s kolektivno pogodbo.
Določbe 173. člena (Zakon o delovnih razmerjih –ZDR, 173. člen) so naslednje: Delavec, ki se izobražuje, izpopolnjuje ali usposablja v skladu s prejšnjim členom , kot tudi delavec, ki se izobražuje, izpopolnjuje ali usposablja v lastnem interesu, ima pravico do odsotnosti z dela zaradi priprave oziroma opravljanja izpitov. Če s kolektivno pogodbo, pogodbo o zaposlitvi ali posebno pogodbo o izobraževanju pravica iz prejšnjega odstavka ni podrobneje določena, ima delavec pravico do odsotnosti z dela ob dnevih, ko prvič opravlja izpite. Če se delavec izobražuje, izpopolnjuje ali usposablja v skladu s prejšnjim členom, ima pravico do plačane odsotnosti z dela po prejšnjem odstavku.Mihalič, R. (2006). Management človeškega kapitala. Škofja Loka: Mihalič in Partner.
Vrste usposabljanja Usposabljanje lahko razdelimo na usposabljanje na delovnem mestu in usposabljanje izven delovnega mesta, usposabljanje kot postopen razvoj znanja, poklicno usposabljanje, formalno in neformalno usposabljanje, usposabljanja znotraj in zunaj podjetja, individualno in skupinsko usposabljanje. Glede na čas pa lahko razdelimo še na dnevno, večdnevno, tedensko, večtedensko ipd. usposabljanje ter na usposabljanje, ki se odvija med delovnim časom in na usposabljanje izven delovnega časa.Horvat, A. (2008). Spremljanje učinkov programov izobraževanja in usposabljanja (diplomsko delo). Ljubljana: Ekonomska fakulteta.
V splošnem usposabljanje razdelimo na začetno, adaptacijsko in dopolnilno. Začetno usposabljanje pomeni usposabljanje delavcev opravljanje enostavnih ali manj zahtevnih del in nalog. Lahko gre za usposabljanje delavcev novincev ali pa usposabljanje delavcev za nova dela in opravila. Z usposabljanjem za delo novi delavci pridobivajo določena posebna strokovna znanja, spretnosti in navade, ki jih potrebujejo za uspešno opravljanje delovnih nalog, medtem ko že zaposlene delavce z začetnim usposabljanjem usposabljamo za nove delovne naloge in opravila, če se na primer želijo ali morajo prekvalificirati.Jereb, J. (1980). Organizacija strokovnega usposabljanja. Kranj: Moderna organizacija.
Adaptacijsko usposabljanje predstavlja vmesno stopnja med izobraževanjem in delom na samem začetku zaposlitve. Najpogostejša oblika le-tega sta pripravništvo in stažiranje, posebna oblika adaptacijskega usposabljanja pa je specializacija, pri kateri gre za nadgrajevanje in poglabljanje strokovnega znanja in usposobljenosti delavcev za specifično področje dela (najpogosteje zaradi vse večje delitve dela). Delavec v okviru adaptacijskega usposabljanja prilagaja prej strokovno izobrazbo konkretnim delovnim razmeram in zahtevam v samem delovnem procesu, navadno pa ga vodi ter usmerja mentor.
Dopolnilno usposabljanje pa je po navadi organizirano za delavce, ki opravljajo določeno delo, pri katerem se je način dela bistveno ali pa vsaj delno spremenil. Poseben način dopolnilnega usposabljanja je potreben pri delavcih, katerih storilnost in kakovost dela sta slabi. Primer oblike dopolnilnega usposabljanja je dokvalifikacija, ki predstavlja bistveno dopolnitev posameznih izsekov poklicne izobrazbe. Raziskave so pokazale, da je najbolj uspešno izobraževanje prav v okviru določene stroke, ker se tako poklicna izobrazba in delovne izkušnje med seboj učinkovito dopolnjujejo.
Stopnje usposabljanja Proces usposabljanja poteka po naslednjih stopnjah: ugotovitev potreb po usposabljanju oblikovanje programa usposabljanja izvajanje programa ocena izvedenega programa Ugotovitev potreb po usposabljanju Iz opisov delovnih mest in zahtevnosti dela je mogoče določiti sposobnosti, ki jih morajo zaposleni imeti za uspešno delo. Dejanske sposobnosti ugotavljajo nadrejeni in tudi zaposleni sami ob delu. Potrebne ali zahtevane in dejanske sposobnosti lahko prikažemo v preglednicah znanja in sposobnosti (ang. knowledge map). Na podlagi potrebnih sposobnosti se pripravi ustrezne programe usposabljanja. Usposabljanje je lahko formalno ali neformalno. V preteklosti je bilo večinoma formalno, vnaprej planirano in strukturirano ter tesno povezano z delom. Posamezno delo je zahtevalo določene sposobnosti in zaposleni so jih pridobili z ustreznim usposabljanjem. Od konca devetdesetih let dvajsetega stoletja pa je vse pogostejše neformalno usposabljanje, ki bolj poudarja izmenjavo informacij, medsebojno pomoč in spoznavanje ter skupno reševanje problemov. Sposobnosti zaposlenih je morda treba spremeniti ali povečati. Prav tako je potreba po usposabljanju, če pride do neskladja med zahtevanimi in dejanskimi sposobnostmi – če se npr. pojavi nedoseganje rokov, znižanje kakovosti proizvodov, vedno večja poraba sredstev, zmanjšanje produktivnosti, spremenjene razmere pri delu.
Izvedba programa Usposabljanje se lahko izvaja na delovnem mestu ali zunaj njega. Usposabljanje na delovnem mestu (angl. on-the-job-training) vključuje opravljanje različnih delovnih nalog, vajeništvo, dodatne zadolžitve in svetovanje, predvsem konstruktivno kritiko, kaj kdo narobe dela in kaj bi lahko izboljšal. Slabost tega načina usposabljanja je, da upočasni delo na delovnem mestu. Zato se bolj uveljavlja usposabljanje zunaj delovnega mesta (angl. off-the-job-training), kjer se razvija zlasti timske, vodstvene, komunikacijske, jezikovne, računalniške in druge sposobnosti, povezane z delom. Kot posebni obliki velja omeniti poslovne igre (angl. business game) in igranje vlog.
Ocena izvedbe programa Po izvedenem programu sledi ocena uspešnosti programa usposabljanja. Ocena je hkrati tudi že preverjanje, ali je program tekel po načrtu ter kakšna so mnenja udeležencev in izvajalcev o programu usposabljanja. Pomembna pa je predvsem ocena, ali je dosežen namen programa usposabljanja, torej večja produktivnost, manj slabih proizvodov ipd.
Možni postopki usposabljanja Načini in oblike usposabljanja so lahko zelo različni in so odvisni od potreb, usmeritve vodstva organizacije, opremljenosti s tehnologijo in podobno.
Vajenci se med seboj razlikujejo, zato jih je treba obravnavati posamezno. Če želimo, da se česa naučijo, je pomembno, da poznamo njihove že osvojene veščine in znanje, vključno z njihovim najljubšim načinom učenja. Večina se jih najbolje uči z in med izvajanjem delovnih nalog, vendar pa moramo vajence velikokrat česa naučiti še pred samim začetkom njihovega dela na delovnem mestu.
Rotacijsko usposabljanje Temelji na sistematičnem rotiranju zaposlenih med posameznimi timi in delovnimi mesti ter načrtnemu učenju veščin in kompetenc. Primerno je za usposabljanje bodočih vodilnih ali drugih zaposlenih, ki potrebujejo široka znanja z vseh področij poslovanja ter pri razvoju članov učinkovitih timov, v katerih lahko vsak član glede na svoja znanja zamenja drugega člana. Rotacijsko usposabljanje se dobro izkaže pri razporejanju pravih sodelavcev na najustreznejša delovna mesta, saj se ob rotiranju lahko izkaže, da posameznik dosega večjo uspešnost na drugem delovnem mestu kot mu je bilo prvotno dodeljeno.
Direktne inštrukcije sličica|desno|Direktne inštrukcije Usposabljanje na delovnem mestu je pogosto sinonim za direktne inštrukcije, kjer bolj izkušen zaposleni kaže, pomaga in svetuje manj izkušenemu ali novemu zaposlenemu, kako opravljati določeno delo. Direktne inštrukcije so enostavne za izvedbo, saj je za izvajanje le-teh po navadi potrebna le ena oseba (mentor), uporablja pa se pripomočke in dokumente, ki jih ta oseba že ima in uporablja pri svojem delu. Poleg tega so situacije med usposabljanjem visoko realistične in ni potreben poseben transfer znanja.
Igranje vlog in proučevanje primerov