Uvajanje v delo je kadrovski postopek, pri katerem se novinec v delovni organizaciji sistematično pripravlja na uspešno opravljanje delovnih nalog.
Uvajanje zaposlenih lahko opredelimo kot dinamičen razvojni proces, ki se izvaja ob vsakokratnih spremembah v načinu ali pogojih dela in v katerem sodelavec na eni strani preko formalne strokovne orientacije s strani nadrejenih, mentorja oziroma izvajalca uvajanja pridobi vse potrebne veščine, znanja in druge kompetence potrebne za uspešno in učinkovito samostojno opravljanje del in nalog v novem delovnem procesu ter na drugi strani preko neformalne socializacije s strani sodelavcev prevzame ključne navade, načela in vrednote, potrebne za uspešno in učinkovito socialno delovanje v novem delovnem okolju (Mihalič, 2006).
Opredelitev uvajanja
Začetek nove zaposlitve je lahko zahtevna in stresna izkušnja. Zaposleni se sooča z reševanjem novih nalog, poleg tega pa se mora navaditi na novo organizacijo, novo delovno okolje, nove kolege in morda tudi novo okolje, v katerem biva. Organizacije zaposlenim v tem obdobju pomagajo s procesom uvajanja (Coleman, 2013).
Uvajanje delavcev v delo ali orientacija je proces, ki se začne, ko smo nove delavce sprejeli na delovno mesto (Lipičnik, 1998). Največkrat se izvaja zgolj v primerih novozaposlenih, vendar pa je postopek potrebno izvesti tudi ob vsakokratnih prerazporeditvah zaposlenih na novo delovno mesto znotraj organizacije, ob spremembah v načinu dela in tudi ob horizontalnem napredovanju zaposlenega znotraj istega delovnega mesta (Mihalič, 2006). Zajema sistematičen formalen ali neformalen program, s katerim delavcu predstavimo njegove delovne obveze, sodelavce, politiko in organizacijo. Včasih je sodelavcu potrebno povedati le kdo je njegov vodja, kje lahko parkira avtomobil, kdaj mora priti na delo, kaj od njega pričakujemo itd., včasih pa je seznanjenje z njegovim delom usmerjeno na vse podrobnosti tehnologije, morebitne napake pri delu in druge posebnosti (Lipičnik, 1998). Program uvajanja je sistematičen. To pomeni, da naj bi organizacija točno vedela, kaj od novinca pričakuje, kaj bo le-ta počel, ima predstave o tem, kaj mora novo zaposleni delavec o organizaciji vedeti, hkrati pa ima postavljene kriterije, po katerih bo ocenjevala uspešnost uvajanja. Prav tako pa bo novinec po končanem sistematičnem uvajanju vedel, kakšna je njegova vloga v organizaciji. Sistematično uvajanje pomeni, da le-to poteka po določenem načrtu, da so določene stvari, ki jih mora novinec spoznati, hkrati pa dopušča dovolj svobode za prilagajanje posameznim skupinam zaposlenih (Ferlic, 2006).
Sistematično uvajanje delavcev v novo delovno okolje lahko bistveno skrajša proces socializacije oziroma omogoči delavcu, da hitreje doseže pričakovane rezultate (Svetlik, 2002) Dobro pripravljen program uvajanja vpliva na krajše socializacijsko obdobje, na znižanje zgodnje fluktuacije, na zadovoljstvo novinca v novi organizaciji in njegovo učinkovitost pri delu (Werther in Davis, 1993).
Cilji uvajanja Glavni cilj uvajanja v delo je pripraviti začetnika na uspešno opravljanje delovnih nalog na delovnem mestu. Spremembe v načinu življenja in razvoju tehnologije pa so prinesle spremembe tudi v uvajanju v delo. Avtorji so začeli izpostavljati pomen organizacijske kulture, pripadnosti delavcev, njihove motivacije in socializacije (Ferlic, 2006).
Namen uvajanja
Temeljni namen uvajanja zaposlenih je dolgoročna zagotovitev splošne uspešnost in učinkovitosti sodelavca ob ustrezni zaposlenosti in izpopolnjenosti za samostojno opravljanje del in nalog (Mihalič, 2006). Na splošno je znano, da so novi zaposleni visoko motivirani, učinkovito uvajanje pa bo to le še okrepilo (Coleman, 2013). Z učinkovitim uvajanjem novih delavcev bi radi povečali njihovo varnost pri delu, zmanjšali fluktuacijo delovne sile, povečali proizvodnjo, ustvarili dobre odnose med sodelavci (Lipičnik, 1998). Novemu zaposlenemu pomaga pri prevzemu načinov dela in vzorcev vedenja, ki so v specifičnem delovnem okolju najbolj zaželeni, ustrezni in pravilni. Strokovno, načrtno in sistematično izvedeno uvajanje je torej osnovni predpogoj, da bo sodelavec lahko v prihodnosti dosegal želene rezultate pri delu, ravnal v skladu s predpisanimi določbami, da bo v okolju zadovoljen, inovativen, sposoben prilagajanja spremembam in podobno (Mihalič, 2006). Posamezniku tudi pomaga, da se socializira v organizacijo, torej da sprejema vrednote, norme, vedenjske obrazce in prepričanja drugih. Pogosto mora premagati kulturni šok, saj je prišel v okolje, ker veljajo druge navade, kot jih ima sam ali prejšnji delodajalec (Svetlik, 2009). Doba uvajanja je za zaposlene pomembno, saj ne morejo učinkovito delovati v organizaciji, če je ne poznajo dobro. Poznati morajo svoje naloge in pravice, zgodovino organizacije, produkte in dejavnosti, ki jih organizacija nudi, strukturo organizacije, prav tako pa se morajo spoznati tudi z novimi sodelavci (Florea, 2014).
Uvajanje ni dobro samo za organizacijo, ampak ima koristi tudi za novozaposlenega. Počutil se bo bolj dobrodošlega in spoštovanega v organizaciji ter bolj udobno na delovnem mestu. To mu bo pomagalo, da se bo lažje vključil v novo organizacijo. Dober uvajalni program mu bo pomagal, da bo imel več samozavesti, morale in motivacije, prav tako pa mu bo pomagal tudi pri vzpostavitvi komunikacije z nadrejenim že takoj na začetku (HR Pulse New Desk, 2012).
Če uvajanje ni dobro izpeljano, lahko pričakujemo, da novi delavec še dolgo ne bo vedel, kakšna je organizacija, kaj vse ima in s kom se sodeluje. Če je uvajanje slabo ima lahko resne posledice na delavčevo uspešnost. Novi delavec se lahko nauči določenih reakcij, ki mu delo prej otežujejo, kot pa dovoljujejo, da bi ga hitro in dobro opravil. Ko se nauči nekih napačnih gibov in reakcij, se jih težko znebi (Lipičnik, 1998). Negativne posledice se lahko pokažejo tudi v tem, da zaposleni ni zadovoljen z delom, da nima motivacije za delo, ne ve, kakšna je njegova vloga v organizaciji, se ne vključuje v organizacijsko kulturo, dosega slabše rezultate in se ne poistoveti z vrednotami podjetja (Florea, 2014).
Trajanje uvajanja
Kako hitro in kako intenzivno poteka proces uvajanja je odvisno od vrste delavcev in dela, ki ga opravljajo. Pri nekaterih lahko traja le nekaj dni, pri delavcih s poskusim delom lahko traja tudi nekaj mesecev, pripravništvo pa lahko traja tudi več kot eno leto (Svetlik, 2009).
Kdo izvaja uvajanje
Največkrat uvajanje izvaja neposredno nadrejeni skupaj z drugimi sodelujočimi. To ni nujno pomembno, pomembno je, da je odgovorni izvajalec za to tudi ustrezno usposobljen (Mihalič, 2006). S tem namenom organizacije zaposlujejo za to posebej usposobljene ljudi, ki navadno delajo v kadrovskih oddelkih. Ti seznanijo novega sodelavca predvsem s splošnimi stvarmi in ga na ta način uvedejo v organizacijo. Včasih je uvajanje dokaj zahtevna naloga, ki jo zmorejo le posebej usposobljeni menedžerji ki jim lahko veliko pomagajo tudi starejši delavci, ki precej dobro poznajo vsa dela, torej tudi tisto, na katero nameravamo namestiti novega delavca (Lipičnik, 1998).
V proces uvajanja zaposlenega se vključujejo naslednji izvajalci uvajanja (Mihalič, 2006): Neposredno nadrejeni -to sicer ni nujno, je pa najbolj ugodno, saj nam s tem namreč ni potrebno ločevati vodenja in uvajanja, prav tak pa ne prihaja do podvajanja procesov delegiranja, poročanja, organiziranja dela in vprašanj delavnih pristojnosti in odgovornosti. Mentor, v primeru da gre za pripravnika. Uvajalec, v primeru, da to ni neposredno nadrejeni. Vodja organizacijske enote, v primeru da obenem ni v vlogi uvajalca. Člani komisije za oceno dela, v primeru da gre za poskusno delo. Ožji krog sodelavcev tima oziroma skupine. Organizacijska enota za upravljanje človeških virov in človeškega kapitala. Širši krog sodelavcev in drugih organizacijskih enot. Sodelavci drugih organizacij in organov, s katerimi organizacija sodeluje. Drugi zunanji deležniki organizacije, s katerimi sodelavec prihaja v stik.
Program uvajanja
Program pripravi uvajalec sodelavca v sodelovanju z neposrednim vodjo sodelavca, ki se uvaja, če le-ta ni tudi odgovorni uvajalec zaposlenega, ter v sodelovanju z organizacijsko enoto za upravljanje s človeškimi viri in človeškim kapitalom (Mihalič, 2006).
Programi se med seboj razlikujejo glede na to, ali gre za uvajanje novozaposlenega, uvajanje prerazporejenega ali uvajanje zaradi sprememb na identičnem delovnem mestu. Razlikujejo se tudi glede na zahtevnost delovnega mesta in glede na stopnjo zahtevnosti kompetenc, ki jih sodelavec potrebuje za učinkovito opravljanje del in nalog (Mihalič, 2006).
Vsak program je sestavljen iz splošnega in specifičnega dela. Mihalič (2006) predlaga, da splošni del vsakega programa vsebuje naslednje vsebine: Seznanitev z osnovnimi podatki o organizaciji, celostna predstavitev dejavnosti organizacije in izdelkov ter storitve, seznanitev s pravicami in obveznostmi, ki veljajo za vse zaposlene, predstavitev organizacijske strukture in osnovnih enot organizacije, ogled celotne organizacije in dela v posameznih organizacijskih enotah, predstavitev vodstva organizacije in vodij posameznih enot organizacije, natančna seznanitev z organizacijsko enoto, kateri sodelavec pripada, spoznavanje z neposrednim vodjo in uvajalcem sodelavca, predstavitev programa uvajanja in terminskega načrta izvedbe, natančna predstavitev značilnosti, zahtev in možnosti delovnega mesta, seznanitev z novimi sodelavci, tako z ožjim kot s širšim krogom, predstavitev delovnega prostora, delovnih sredstev in naprav, seznanitev z obveznostmi in pravicami, ki izhajajo iz delovnega mesta, seznanitev z varnim načinom dela in uporabo zaščitnih sredstev, seznanitev z možnostmi izobraževanja, nagrajevanjem in podobno.
V okviru specialističnega dela pa mora sodelavec poglobljeno spoznati naslednje: Vse procese in postopke vezane na delovno mesto, optimalne načine uspešnega in učinkovitega opravljanja del in nalog, vse sodelavce in druge deležnike, s katerimi bo samostojno sodeloval, pravilno uporabo delovnih sredstev, naprav in pripomočkov, predpise, uredbe in druge normativne akte, ki jih mora upoštevati, kriterije in standarde za dobro opravljanje del in doseganje odličnosti, vlogo in pomen svojih del in nalog za uspešnost celotne organizacije, zahteve varstva pri delu in načine varovanj zdravja sebe in drugih (Mihalič, 2006).
Evalvacija procesa uvajanja
Pomembno je, da se po koncu programa izvede tudi evalvacija, da lahko v prihodnje izboljšamo vsebino programa (Coleman, 2013). Delodajalec bi moral tudi kasneje vsake toliko časa pogledati, kako se je novi zaposleni navadil na organizacijo in delo. Pomembno je, da se zaveda, na katerih področjih je dober, kje pa bi se lahko še izboljšal. Kazalci, ki kažejo na učinkovitost uvajanja so lahko: Po treh ali šestih mesecih preveri, če je novi zaposleni pozitiven glede svojega dela in organizacije. Preveri tudi, če obseg in količina dela ustrezata njegovim ciljem. Po enem letu oziroma pri prvem popolnem pregledu/ocenjevanju uspešnosti preveri, če zaposleni dosega rezultate, za katere se na tej stopnji pričakuje, da jih bo dosegel. Delodajalec lahko za povratne informacije prosi zaposlenega po koncu njegovega uvajanja. To mu bo pomagalo ugotoviti tudi, če namerava zaposleni v organizaciji ostati. Če večji delež novih zaposlenih zapusti organizacijo po nekaj letih po vstopu v organizacijo mora delodajalec ugotoviti, zakaj (Acas, 2015).
Pri evalvaciji si lahko pomagamo tudi z različnimi vprašalniki, ki jih zaposleni izpolnijo anonimno, z rednimi intervjuji ter skupinskimi diskusijami z novimi zaposlenimi (Florea, 2014).
Kako izboljšati uvajanje?
Burke (b.d.) navaja 10 nasvetov, kako lahko organizacija izboljša svoj proces uvajanja.