Przedsiębiorstwo wnioskujące o wydanie licencji sprawdzane jest pod kątem między innymi: wiarygodności finansowej, kompetencji zawodowych pracowników, dysponowania dopuszczonym do ruchu taborem kolejowym i posiadania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.
Osobno wydawane są licencje na: przewóz osób przewozy towarowe udostępnienie pojazdów trakcyjnych.
Ze względu na demonopolizację rynku przewozów kolejowych w Polsce, każde przedsiębiorstwo ma prawo do równego dostępu do infrastruktury kolejowej. Do prowadzenia przewozów na terenie Polski uprawniają również licencje wydane przez właściwe władze innych państw członkowskich Unii Europejskiej lub państw członkowskich Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym.