Els documentalistes són professionals formats per a gestionar la informació dins de les organitzacions, amb independència del suport en què es trobi (generalment els documents solen ser fonts d'informació audiovisual). Dominen les característiques i els diferents tipus de documents que es troben als diferents suports i formats (paper o digital). A més, són capaços d'analitzar, fixar i millorar els fluxos d'informació organitzativa per a la millora de la productivitat. La seva formació és inter-disciplinar, per això els documentalistes tenen una gran capacitat d'adaptació davant les noves situacions i necessitats de les organitzacions.
La professió de documentalista s'exerceix en el sector privat o en el sector públic. Segons E. De Grolier, « La professió de documentalista és una professió d'intermediari la funció essencial de la qual és posar en contacte els que necessiten saber amb els que saben..».
Història La professió de documentalista és relativament recent, data d'un segle i de fet es va construir amb relació a les professions molt més antigues d'arxiver i documentalista.Va heretar parcialment la seva tecnicitat i funcionalitat. Això pot generar una certa confusió pel que fa a la percepció de la seva vocació real, sobretot perquè avui la imatge del documentalista té dificultats per desmarcar-se de la de les seves disciplines fundadores.
Paul Otlet i Henri La Fontaine van ser els primers a utilitzar el terme documentació. La professió de documentalista es va desenvolupar amb la revolució industrial i la creació de nous sectors d'activitat econòmica que van comportar el desenvolupament de les activitats documentals, el tractament de la informació i la creació de centres de documentació. La professió comença a prendre forma gràcies a que uns quants documentalistes, com Suzanne Briet, van entendre la necessitat d'utilitzar mètodes concrets per a documentalistes.
L'any 1926, a Praga, es van posar les bases de l'IFLA (Federació Internacional d'Associacions i Institucions de Biblioteques).
L'any 1931, la Unió Francesa d'Organitzacions de Documentació es va constituir. És un autèntic laboratori d'investigació que especifica la terminologia, les normes i els estàndards de la professió ; també és un espai d'intercanvi i formació entre documentalistes, comissaris, documentalistes i arxivers.
El 1947 es va crear l'Associació Belga de Documentació (ABD-BVD), el caràcter de la qual és essencialment científic; té com a objectiu l'estudi i promoció de professions vinculades a la gestió de la informació en general i a la documentació en particular.
L'any 1950 es va crear l'INTD, la primera escola nacional autoritzada per formar tècnics de documentació i expedir diplomes de documentalista. L'any 1951, es va publicar l'obra de Suzanne Briet « Qu'est-ce-que la documentation ? ».
L'any 1963, es va fundar l'Associació de Professionals de la Informació i la Documentació (ADBS). ; el 2011, tenia 4.100 membres inscrits.
La dècada de 1970 va veure una bogeria per a la professió, especialment amb l'arribada de la informàtica documental, les tecnologies de la informació i Internet.
Moltes empreses, administracions i mitjans de premsa tenen els seus propis centres de documentació. En cas contrari, s'adrecen a empreses o professionals independents que tinguin aquesta especialitat. Alguns sectors estan ben representats : banca, assegurances, indústria farmacèutica i química, despatxos d'advocats, etc.). A això s'hi afegeixen associacions i organitzacions internacionals (OCDE, UNESCO, etc.), així com fundacions i organitzacions no governamentals.
Actualment, el seguiment documental o estratègic és un aspecte essencial de la professió de bibliotecària. Aquesta activitat d'investigació de la informació centrada principalment en l'actualitat, ja sigui tecnològica, econòmica, financera, jurídica o cultural, és una ajuda essencial per a la presa de decisions per a tot tipus d'organitzacions. L'activitat de "vigilant" s'ha desenvolupat especialment gràcies a l'arribada d'Internet i al rendiment dels cercadors.
Independentment d'on treballi, el documentalista treballa principalment amb un ordinador i en línia. Les tecnologies de la informació i la comunicació (TIC) evolucionen molt ràpidament, la documentació està en constant evolució i els documentalistes professionals s'han de formar amb regularitat.
Funció i associacions Les funcions que poden exercir dins de les organitzacions passen per l'avaluació i l'anàlisi de la cadena documental (selecció, adquisició, realització de l'anàlisi documental i organització dels dipòsits informatius), la cerca i la recuperació d'informació, l'edició de productes documentals –resums d'índexs o de premsa–, el tractament continu de la informació documental; a més a més de saber planificar i gestionar l'elaboració d'informes, memòries i estadístiques.
Les associacions professionals han jugat i tenen un paper important en el reconeixement de l'estatus dels documentalistes. : són l'interlocutor privilegiat entre l'Estat, l'empresa i el documentalista. L'ADBS, per exemple, va crear en el seu interior una comissió que va treballar molt en la creació del concurs interministerial de oficial d'estudis documentals. Creada finalment per decret de 19 de març de 1998
L'ADBS també va participar en l'establiment d'una certificació per promoure les competències professionals dels documentalistes. Aquest mecanisme és especialment útil per a persones que no tenen títols professionals però que exerceixen aquesta professió des de fa molt de temps. : l'obtenció d'un certificat els permet validar les seves competències professionals. És el reconeixement d'un " saber fer » de professió « fora de qualsevol marc fix ". La certificació fins i tot esdevindrà europea gràcies al projecte CertiDoc. ADBS es va retirar d'aquest procés europeu el desembre de 2010.
Bibliotecaris vs. documentalistes Les dues professions s'han oposat des de fa temps, amb els documentalistes que volen diferenciar-se dels seus col·legues bibliotecaris i que es reconegui la seva especificitat (tractament i anàlisi de continguts, difusió de la informació, recerca i seguiment ). Actualment, els punts de convergència entre determinats dispositius de documentació i biblioteques són cada cop més evidents : en primer lloc per l'arribada de les tecnologies, biblioteques que ofereixen les mateixes eines de recerca de la informació que els centres de documentació (bancs de dades, CD-ROM, Internet, etc.) ; per la forta arribada als dos sectors de l'economia i els mètodes de gestió utilitzats a les organitzacions (gestió, rendiment del servei, rendibilitat, qualitat, etc.) ; per l'aparició de preocupacions comunes relacionades amb el món de la informació (validesa i rellevància de la informació difosa, dret de la informació, societat de la informació). Finalment, el principal factor de convergència és sens dubte la presa de consciència del paper central de l'usuari/lector/usuari (alumne, estudiant, professor, públic especialitzat o ampli), que porta els documentalistes i documentalistes a destacar millor la seva acció i transmetre els seus coneixements.
Molts centres documentals tenen col·leccions d'obres o revistes en volums molt reduïts, o fins i tot ofereixen molt poques funcions de préstec, la seva funció es dedica més aviat a donar resposta a les necessitats del seu públic i dels serveis de l'organització. A França, la diferència també es refereix a la qüestió de l'estatus de les dues professions i de l'exercici de les professions, els documentalistes tenint una condició de funcionari de l'Estat o de les autoritats locals més assegurada. Aquesta qüestió ha evolucionat per als documentalistes des de 1989 i també amb les capes de documentació. En aquest context del servei públic a França, els marcs de pràctica entre documentalistes i documentalistes són força diferents i potser més" precari » per als documentalistes.
En aquests contextos professionals, la complementarietat existeix realment a diversos nivells : fons i col·leccions, espais i tecnologies que s'ofereixen, competències que les dues professions poden intercanviar. El seu interès (i el seu futur) també descansa en aquest intercanvi : aquesta és la direcció en què treballen les principals associacions, l'ABF i l'ADBS. De manera més àmplia, a partir dels anys 2000, el documentalista va afegir a les seves funcions "tradicionals" esmentades anteriorment altres com ara webmaster, "knowledge manager" (gestió del coneixement de l'empresa). La seva professió fins i tot pot canviar el seu nom com a resultat, sense perdre cap component de documentació.
El documentalista audiovisual Com el seu nom indica, aquest professional està especialitzat en l'explotació de recursos audiovisuals. El documentalista audiovisual dissenya, gestiona i explota un fons d'imatges sonores i/o fixes, o animades, actuals o patrimonials. Així, amb la mateixa facilitat, només pot treballar les imatges (parlem de documentalista -iconògraf, més rarament de fototeca), o només de sons. : un fonotecari. Pel que fa als vídeos, distingim per una banda el videoteca i per l'altra el documentalista de cinema, per a les pel·lícules de cinema. Igual que el documentalista general, ha d'analitzar i després descriure sintèticament els documents que integrarà a les bases de dades. Les tasques del documentalista audiovisual poden ser múltiples : segons el context, se li pot demanar que vetlli per la comunicació i la difusió dels fons i guiï la política d'adquisicions ; participar en el desenvolupament d'exposicions, assumir funcions editorials o fins i tot gestionar fons físics i digitals.
Actualment, el documentalista audiovisual ha de conèixer la tecnologia digital i els seus requisits tècnics (metadades, format d'intercanvi, qüestions legals, etc.). La qual cosa implica cada cop més posseir les qualitats necessàries per a la gestió de projectes : coneixements de producció i treball editorial, ergonomia de la distribució en línia, màrqueting i suport a la gestió de drets.
Així, les competències del documentalista audiovisual han de ser plurals: ha de ser capaç de dissenyar i aplicar els criteris de selecció, adquisició i arxiu propis de les col·leccions i fons audiovisuals. ; trieu formats i estàndards per explotar (preservar i distribuir) millor els vostres fons. Ha d'identificar i descriure el contingut dels recursos audiovisuals per facilitar-ne l'ús, dissenyar productes específics dedicats a la promoció de col·leccions : cartera, arxiu temàtic, bancs d'imatges o fins i tot organització d'exposicions. També ha de saber determinar i implementar tècniques de conservació de documents, i si cal supervisar-ne la digitalització. Finalment, ha de conèixer i aplicar la llei relativa al copyright i els drets d'imatge, saber liderar una negociació i sobretot gestionar un projecte en tots els seus aspectes. : mobilització de recursos humans i tècnics, control de costos, compliment de plecs i terminis.
Les activitats del documentalista audiovisual s'organitzen al voltant de cinc grans àmbits : disseny, desenvolupament i distribució de fons audiovisuals ; migració de fons a digital ; gestió diària dels fons ; recerca i subministrament d'imatges als usuaris i valorització de fons.
Pel que fa a les competències, el documentalista audiovisual ha de tenir, doncs, una bona memòria visual, sentit de l'estètica i creativitat, bones habilitats interpersonals, ser sensible, tenir sentit de la comunicació i ser proactiu.
El documentalista pot treballar amb la mateixa facilitat en una empresa, on es troba més sovint al departament de comunicació, màrqueting o premsa. ; en instituts de recerca, agències fotogràfiques, museus i biblioteques..
Treball en xarxa