Prin managementul timpului înțelegem toate măsurile pe care o persoană le poate lua pentru a-și folosi timpul cât mai eficient cu putință. Managementul timpului reprezintă modul de organizare a activităților pe care o persoană le desfășoară într-un anumit interval de timp recurgând la împărțirea exactă a timpului, acordând fiecărei activități necesarul minim pentru realizarea cu succes a acesteia. În această categorie intră sarcinile de la locul de muncă, planurile din viața socială și de familie, hobby-urile și interesele personale și alte angajamente pe care o persoană și le ia. Toate acestea trebuie raportate la caracterul finit al timpului, așadar, folosirea eficace a timpului poate oferi cuiva posibilitatea de a-și desfășura activitățile zilnice în propriul ritm. Procesul de management al timpului poate fi facilitat de o serie de abilități, mijloace și tehnici folosite pentru a gestiona timpul atunci când trebuie îndeplinite anumite sarcini, proiecte sau scopuri într-un timp limitat. Inițial, noțiunea de management al timpului se referea doar la activități legate de afaceri sau de locul de muncă, dar, în cele din urmă, termenul s-a extins și include acum și activitățile personale. Managementul timpului este, de obicei, o necesitate în managementul proiectelor, încât stabilește amploarea proiectului și timpul necesar finalizării acestuia. Este important să înțelegem că diferențele tehnice și structurale în managementul timpului există din cauza percepției diferite a timpului într-o cultură anume.

Cele mai importante teme abordate în literatura despre managementul timpului cuprind:

Crearea unui mediu care să favorizeze eficacitatea (în ceea ce privește rentabilitatea, calitatea rezultatelor și timpul necesar completării unei sarcini), Stabilirea priorităților, Procesul de reducere a timpului acordat non-priorităților, Îndeplinirea scopurilor.

Noțiuni conexe Managementul timpului este strâns legat de următoarele noțiuni:

Managementul proiectelor: managementul timpului este considerat o parte componentă a managementului proiectelor și este mai frecvent cunoscut sub numele de planificare și programare a proiectelor. S-a constatat că managementul timpului este una din funcțiile de bază ale managementul proiectelor Managementul atenției se referă la gestionarea resurselor cognitive, în special a timpului pe care oamenii îl alocă propriilor gânduri pentru a desfășura anumite activități. Împărțirea timpului este o strategie de management a timpului care presupune alocarea unor intervale precise de timp pentru efectuarea unor sarcini specifice, cu scopul de a încuraja concentrarea profundă și productivitatea.

Managementul de timp organizațional reprezintă știința care identifică, valorifică și reduce costul timpului folosit ineficient (deci, irosit) în cadrul unei companii. Se ocupă cu identificarea, raportarea și valorificarea financiară a timpului sustenabil, a timpului irosit și a timpului efectiv în cadrul unei companii și elaborează argumente economice pentru a transforma timpul irosit în timp productiv prin finanțarea de produse, servicii, proiecte și inițiative ca profit în urma investiției.

Perspective culturale Percepția fiecărei culturi asupra timpului poate afecta modul în care acesta este gestionat. De exemplu, o perspectivă liniară asupra timpului presupune faptul că timpul se scurge dintr-un moment în altul într-o manieră liniară. Această percepție predomină în America și în majoritatea țărilor nord-europene precum Germania, Elveția și Anglia. Oamenii care fac parte din aceste culturi pun mare preț pe managementul productiv al timpului și tind să evite deciziile sau acțiunile din care ar rezulta timp pierdut. Perspectiva liniară a timpului determină aceste culturi să fie monocrone, adică preferă să facă lucrurile pe rând, unul câte unul. În general, această viziune culturală duce la o mai bună concentrare pe îndeplinirea unei sarcini unice și, prin urmare, un management al timpului mai productiv.

O altă perspectivă culturală asupra timpului este perspectiva multi-activă. În culturile multi-active, majoritatea oamenilor sunt de părere că realizarea mai multor activități sau sarcini în același timp este abordarea potrivită. Acest lucru le creează un sentiment de fericire. Culturile multi-active sunt policrone, adică preferă să desfășoare mai multe activități simultan. Această perspectivă predomină în majoritatea țărilor din sudul Europei, de pildă Spania, Portugalia și Italia. Aici, oamenii au adesea tendința de a aloca mai mult timp pentru lucrurile pe care le consideră importante: de exemplu, ei acordă mare importanță încheierii discuțiilor în contexte sociale. În mediile de afaceri, ei acordă mai puțină importanță duratei întâlnirilor, concentrându-se în schimb pe calitatea ședințelor organizate. În general, punctele de interes ale acestor culturi sunt reprezentate de sinergie și de creativitate în detrimentul eficienței.

Cea de-a treia și ultima perspectivă este aceea că timpul are un caracter ciclic. În aceste culturi, timpul nu este considerat nici linear și nici legat de evenimentele care se întâmplă. Timpul este perceput drept ciclic datorită repetării periodice a succesiunii zilelor, lunilor, anilor, anotimpurilor și evenimentelor. Aici, timpul nu este considerat pierdut deoarece el va reveni întotdeauna, prin urmare el este văzut drept o resursă nelimitată. Această perspectivă ciclică este răspândită în țările din Asia, inclusiv în Japonia și China. În aceste culturi este mai important ca o sarcină să fie îndeplinită corect; prin urmare, majoritatea oamenilor vor petrece mai mult timp gândindu-se la deciziile lor și la impactul pe care acestea le vor avea înainte de a acționa. Oamenii aparținând acestor culturi înțeleg faptul că alte culturi au perspective de timp diferite și sunt conștienți de acest lucru atunci când acționează la nivel global.

Crearea unui mediu eficient Literatura de specialitate insistă asupra faptului că sarcinile referitoare la crearea unui mediu potrivit duc la așa-zisa eficacitate reală. Aceste strategii includ principii precum:

"organizarea" - triajul documentelor și al sarcinilor, ”protejarea timpului personal", prin izolare și delegare, "performanța atinsă cu ajutorul managementului țelurilor și concentrarea asupra acestora" - aici, accentul cade asupra motivației "dezobișnuirea de obiceiuri proaste legate de timp" - derivate din probleme psihologice preexistente, de exemplu procrastinarea.

Plasarea în timp a intervalului alocat unei anumite sarcini este de asemenea importantă. De exemplu, sarcinile care necesită o concentrare profundă și multă energie mintală se îndeplinesc adesea dimineața, atunci când individul este mai odihnit. Literatura de specialitate abordează și subiectul depășirii problemelor psihologice cronice precum procrastinarea.

Incapacitatea excesivă și cronică de a gestiona timpul în mod eficient poate fi rezultatul tulburării hiperkinetice cu deficit de atenție (ADHD) sau tulburării cu deficit de atenție (ADD). Criteriile de diagnostic includ un sentiment de nereușită (pentru copii, performanțe școlare slabe), dificultăți de organizare, dificultatea de a iniția o activitate, probleme în gestionarea mai multor activități în același timp și incapacitatea de a duce lucrurile la capăt. Daniel Amen, un psihiatru american, se concentrează asupra cortexului prefrontal, care este cea mai recentă parte a creierului uman din punct de vedere evolutiv. Cortexul prefrontal controlează, printre altele, funcțiile de atenție, stăpânirea impulsurilor, organizarea, învățarea din experiență și auto-monitorizarea. Unii autori susțin că schimbarea modului în care funcționează cortexul prefrontal este posibilă și reprezintă o soluție.

Stabilirea priorităților și a obiectivelor Strategiile de management al timpului sunt adesea asociate cu recomandarea de a stabili obiective personale. Literatura de specialitate insistă asupra unor teme precum:

”Desfășurarea activităților în ordinea importanței” - stabilirea și prioritizarea obiectivelor ”Stabilirea de obiective pe termen lung” - obiective care atrag după ele alte acțiuni în mod automat.

Se ține evidența acestor obiective și pot fi împărțite în 3 categorii, și anume proiecte, planuri de acțiune sau simple liste de sarcini. Pentru sarcinile sau obiectivele individuale se poate realiza un clasament în funcție de importanța lor, se pot stabili termene limită și se pot atribui priorități. Acest proces are ca rezultat un plan cu o listă de sarcini, un orar, sau calendar pentru activități. Autorii recomandă planificarea zilnică, săptămânală, lunară sau pe o altă perioadă, asociată cu sfera de aplicare a planificării sau revizuirii. Acest lucru se poate realiza în mai multe moduri, după cum urmează:

Analiza ABCD O tehnică folosită de mult timp în managementul afacerilor este categorizarea informațiilor lungi în grupuri. Adesea aceste grupuri sunt marcate de literele A, B, C și D - de aici și numele. Activitățile sunt clasate de aceste criterii generale:

• A - Sarcinile care sunt percepute drept urgente și importante;

• B - Sarcinile care sunt importante, dar nu urgente;

• C - Sarcinile care nu sunt importante, dar urgente;

• D - Sarcinile care nu sunt importante și urgente.

După aceea, fiecare grup este ordonat pe clase în funcție de prioritate. Pentru o prioritizare detaliată, unii oameni aleg să claseze în mod forțat itemii “B” ca fiind “A” sau “C”. Analiza ABC poate include mai mult de 3 grupuri.

Analiza ABC este combinată în mod frecvent cu analiza Pareto.

Analiza Pareto Vezi și: Analiza Pareto

Principiul Pareto exprimă ideea că 80% din sarcini pot fi finalizate în 20% din timpul desemnat, iar restului de 20% din sarcini le va fi necesar 80% din acel timp. Acest principiu este folosit pentru a împărți sarcinile în două. Potrivit acestei forme de analiză, se recomandă să li se acorde prioritate sarcinilor din prima categorie.

De asemenea, regula 80-20 poate fi aplicată pentru a crește productivitatea: se presupune că 80% din productivitate poate fi atinsă prin îndeplinirea a 20% din sarcini. În mod similar, 80% din rezultate pot fi atribuite celor 20 de procente din activitatea totală. Dacă productivitatea este scopul organizării timpului, atunci aceste sarcini trebuie prioritizate.

Metoda Eisenhower dreapta|miniatura| “Pătratul Eisenhower” într-un format simplu pentru a ajuta la evaluarea urgenței și importanței. Alți itemi pot fi plasați în puncte mai precise în interiorul fiecărui cadran.  Metoda Eisenhower este atribuită unui citat reprodus de Dwight D. Eisenhower: “Am două tipuri de probleme: cele urgente și cele importante. Cele urgente nu sunt importante, iar cele importante nu sunt niciodată urgente”. De observat este faptul că Eisenhower nu revendică acest citat ca fiind al lui, însă i-l atribuie unui “fost președinte al colegiului” anonim.

Folosind Principiul Decizional Eisenhower, sarcinile sunt evaluate folosind criteriile important/neimportant și urgent/neurgent, după care sunt plasate în cadrane corespunzătoare într-o matrice Eisenhower (cunoscută și drept “Pătratul Eisenhower” sau “Matricea Decizională Eisenhower”). Sarcinile din cadrane sunt apoi gestionate după cum urmează:

Important/Urgent: sarcinile sunt îndeplinite în mod imediat și personal, de ex. crize, termene limită, probleme. Important/Neurgent: sarcinile au un termen limită și sunt îndeplinite în mod personal, de ex. relații, planificare, recreere.   Important/Neurgent: sarcinile au un termen limită și sunt îndeplinite în mod personal, de ex. relații, planificare, recreere. Neimportant/Urgent: sarcinile sunt delegate, de ex. întreruperi, întâlniri, activități. Neimportant/Neurgent: sarcinile sunt abandonate, de ex. Pierderea timpului, activități plăcute, trivia.

Metoda POSEC